Wat is de procedure voor hernieuwing van erkenning?

1. Verzamelen van bewijsstukken

Tijdens de periode van geldigheid van je erkenning verzamel je de bewijsstukken die nodig zijn voor het opmaken van het dossier voor de aanvraag tot hernieuwing van de erkenning als gids of reisleider.

2. Indienen aanvraagformulier en bewijsstukken

Je kan als gids of reisleider op twee manieren een aanvraag tot hernieuwing van erkenning indienen:

• via een individueel dossier
• via een groepsdossier

Als gids of reisleider beslis je zelf voor welke optie je kiest. De groepsaanvraag via een gemandateerde organisatie is voor Toerisme Vlaanderen een middel om op een georganiseerde wijze de erkenningen van gidsen en reisleiders te verlengen. Als je regelmatig werkt voor eenzelfde opdrachtgever, raden we je aan contact op te nemen met je opdrachtgever en na te gaan of hij een groepsaanvraag wenst in te dienen.
Je kan de documenten via onze website downloaden.

Via een individueel dossier

Dien je een individuele aanvraag voor hernieuwing van erkenning in, dan vul je het aanvraagformulier in en voeg je de nodige bewijsstukken toe die aantonen dat je voldoet aan de criteria.

Via een groepsdossier

Dit dossier bevat de hernieuwingsaanvragen van een groep mensen, bijvoorbeeld gidsen die voor eenzelfde dienst voor toerisme werken. Een groepsdossier kan enkel ingediend worden door een 'gemandateerde organisatie'. Dit is een organisatie die daarvoor met Toerisme Vlaanderen een overeenkomst heeft afgesloten.

Dien je een hernieuwingsaanvraag via een gemandateerde organisatie in, dan kan dit op twee manieren:

• Je bezorgt jouw ingevuld aanvraagformulier voor hernieuwing van erkenning met de nodige bewijsstukken aan de gemandateerde organisatie. Deze organisatie bezorgt jouw formulier aan Toerisme Vlaanderen en houdt jouw bewijsstukken op haar secretariaat.
• De gemandateerde organisatie houdt zelf jouw gegevens bij die gevraagd worden in het kader van de hernieuwing van erkenning en bezorgt die via een Excel-bestand aan Toerisme Vlaanderen.

Je moet de gemandateerde organisatie schriftelijk toestemming geven om jouw hernieuwing van erkenning aan te vragen. Op het aanvraagformulier is hiervoor een apart vak voorzien. Als de gemandateerde organisatie op een andere manier de gegevens wenst te verzamelen, overleg je met jouw organisatie op welke manier dit best gebeurt en hoe je de organisatie schriftelijke toestemming geeft om jouw dossier te behartigen.

Timing

Jij of de gemandateerde organisatie die de aanvraag voor jou doet, dient ten vroegste op 1 september van het jaar dat de erkenning vervalt en ten laatste op 15 januari van het daaropvolgende jaar de aanvraag tot hernieuwing in.
 
De aanvraag kan op 2 manieren ingediend worden bij Toerisme Vlaanderen:

via post:

Dienst Kwaliteitsbeheer - Hernieuwing erkenning gids/reisleider - Grasmarkt 61 - 1000 Brussel

via e-mail:

gids-reisleider@toerismevlaanderen.be

Gelieve in het onderwerp van jouw e-mailbericht het volgende te vermelden:

• bij een individuele aanvraag: Hernieuwing erkenning gids/reisleider - naam en voornaam - geboortedatum
• bij een groepsaanvraag: hernieuwing erkenning gids/reisleider - naam organisatie.
   

3. Beslissing

De beslissing tot hernieuwing van de erkenning als gids of reisleider wordt genomen door de dienst Kwaliteitsbeheer van Toerisme Vlaanderen. Toerisme Vlaanderen hernieuwt binnen de drie maanden na aanvraag jouw erkenning voor een periode van vijf jaar op voorwaarde dat je aanvraag administratief en inhoudelijk in orde is. Is jouw aanvraag niet in orde (administratief of inhoudelijk), dan wordt binnen de drie maanden onderzocht waarom en wordt indien nodig bijkomende informatie opgevraagd. Voldoe je na bijkomend onderzoek niet aan de criteria voor hernieuwing van erkenning, dan zijn er verschillende opties mogelijk.