Flanders Is A Festival 2021

EventFlanders creëert een projectoproep “Flanders Is A Festival” om in de context van de aanhoudende COVID19-pandemie de veerkracht en het innovatief vermogen van de festivalsector te ondersteunen. De projectoproep heeft als doel de voortrekkersrol van de sector op vlak van vernieuwing in internationaal perspectief te behouden.

De Vlaamse Regering beoogt een subsidietoekenning van 10 miljoen euro aan projecten van zomerfestivalorganisatoren die inzetten op innovatie om de corona-uitdagingen het hoofd te bieden. Binnen deze subsidietoekenning is er ook plaats voorzien voor  stoeten en processies.

Om impact te garanderen en zowel de grote, middelgrote als kleine festivals te kunnen beoordelen en betoelagen op een faire en efficiënte manier, wordt er gewerkt met vijf steunschijven waarbij de kleinste steunschijf gereserveerd wordt voor stoeten en processies. Met de beschikbare middelen wordt beoogd een 70-tal festivals, stoeten en processies te betoelagen. Per steunschijf wordt een plafond ingesteld dat een festival als betoelaging kan ontvangen.  

Vanaf maandag 15 maart tot 22 maart 12 uur 's middags kan je een subsidieaanvraag indienen bij EventFlanders.
Blijf op de hoogte via de nieuwsbrief.

Navigeer meteen naar:

Wie komt in aanmerking? 

Het festival wordt binnen het kader van deze projectoproep opgevat als een hoogkwalitatieve, unieke gebeurtenis binnen de culturele en creatieve sectoren (muziek, design, theater, dans, beeldende kunst, literatuur, stoeten en processies, film) met een tijdelijk karakter dat voornamelijk outdoor (minstens 60%) plaatsvindt en internationaal potentieel heeft en plaatsvindt binnen de periode van 15 juni 2021 tot en met 31 oktober 2021. De oproep staat ook open voor de mobiele varianten, stoeten en processies, waar Vlaanderen alom voor geroemd wordt. 

De steunaanvrager is een natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent, een vennootschap met rechtspersoonlijkheid van privaat recht of een vereniging zonder winstoogmerk.

De steunaanvrager heeft een operationele hoofdzetel, of is gevestigd, in het Vlaams Gewest of het tweetalig gebied Brussel hoofdstad.  De steunaanvrager mag meerdere aanvragen indienen voor verschillende festivals maar maximaal één aanvraag per festival is toegelaten.

Deze projectoproep werkt met de volgende steunschijven: 

  • Steunschijf A: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 7.500.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 500.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf B: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 1.250.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 312.500 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf C: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 750.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 187.500 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf D: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 250.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 75.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf E: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 100.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 35.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. Deze steunschijf is voorbehouden voor stoeten en processies. 

Aanvraagprocedure en planning

Let op! Bereid je aanvraag goed voor vooraleer deze in te dienen zodat je alle nodige informatie bij de hand hebt. Lees zeker heel aandachtig deze pagina, de FAQ en het reglement waarbinnen ook het beoordelingsmechanisme te vinden is. Het reglement komt uiterlijk 15 maart online.

Vanaf maandag 15 maart kan er eveneens ingediend worden. De uiterlijke indieningsdatum is maandag 22 maart, 12 uur ‘s middags. De link naar de indieningsprocedure wordt op 15 maart toegevoegd aan deze pagina.

  • Vanaf maandag 19 april: uitsturen beslissingsbrieven

De aanvraag moet ingediend worden door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de organisatie.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over de projectsubsidie Flanders Is A Festival.
Als hieronder de term festival wordt gebruikt, wordt meteen ook processie/stoet bedoeld.
 
Het finale rechtsgeldig reglement, waar soms naar wordt verwezen in deze FAQ, wordt verwacht tegen 15 maart 2021. Deze veelgestelde vragen zijn nog onder voorbehoud opgesteld en kunnen worden aangepast in functie van het finale reglement.
 

1. Komt mijn festival in aanmerking?

Een festival wordt binnen het kader van deze projectoproep opgevat als een hoogkwalitatieve, unieke gebeurtenis binnen de culturele en creatieve sectoren (muziek, design, theater, dans, beeldende kunst, literatuur, stoeten en processies, film) met een tijdelijk karakter dat voornamelijk outdoor (minstens 60%) plaatsvindt en internationaal potentieel heeft en plaatsvindt binnen de periode van 15 juni 2021 tot en met 31 oktober 2021. De oproep staat ook open voor de mobiele varianten, stoeten en processies, waar Vlaanderen alom voor geroemd wordt.
 

2. Hoe gebeurt de beoordeling? 

De  steunaanvragen worden eerst op ontvankelijkheid nagekeken. De ontvankelijkheidscriteria, zoals ondermeer het tijdig indienen, status van de indiener, datum van festival,…  worden opgenomen in het reglement dat ten laatste op 15 maart zal beschikbaar zijn. 

Alle ontvankelijke aanvragen zullen door het evaluatiecollege inhoudelijk beoordeeld worden op de criteria “innovatief en creatief karakter”, “innovatie in het coronaproof organiseren” en “internationale uitstraling”. Er zal van de organisator ook het aanbieden van een gratis netwerk & kennisdelingsmoment worden verwacht voor geïnteresseerde professionals uit de brede evenementensector. Het evaluatiecollege wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van het Agentschap Toerisme Vlaanderen, het departement Cultuur, Jeugd & Media, EventFlanders en Vlaio en aangevuld met externe expertise. 

 

3. Is deze projectsubsidie cumuleerbaar met andere voorschotten of subsidies? 

Gelet op het feit dat een aantal andere Vlaamse maatregelen zich ook op artikel 3.1 baseren (vb. de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen) moet de potentiële cumulatiemogelijkheid in hoofde van de aanvrager nagegaan worden. Onder voorbehoud hiervan, is deze projectsubsidie principieel cumuleerbaar met de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen in zoverre de drempel van 1.800.000 euro niet overschreden wordt door de aanvrager.

Indien dit wel het geval zou zijn, zal worden gevraagd aan de aanvrager om de keuze te maken tussen deze projectoproep of de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen. In het geval de aanvrager deze projectoproep en de Vlaio voorschottenregeling voor evenementen cumuleert, en daarmee onder de drempel van 1.800.000 euro blijft, kan deze projectoproep niet beschouwd worden als eigen inbreng binnen de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen. 

 

4. Welke betoelaging mag ik aanvragen? 

Deze projectoproep werkt met de volgende steunschijven: 

  • Steunschijf A: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 7.500.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 500.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf B: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 1.250.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 312.500 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf C: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 750.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 187.500 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf D: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 250.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 75.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. 
  • Steunschijf E: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 100.000 euro exclusief btw. Dan kan er een maximale betoelaging van 35.000 euro aangevraagd worden binnen deze steunschijf. Deze steunschijf is voorbehouden voor stoeten en processies. 
De toelage wordt toegekend in de vorm van een financieringsmechanisme waarbij de toelage per steunschijf geplafonneerd wordt. De uitbetaling van de toelage zal als volgt gebeuren:
  • Een voorschot van 70% van het steunbedrag voor aanvang van het festival
  • Het saldo van 30% van het steunbedrag na afloop van het festival en na controle
 

5. Mag ik meerdere aanvragen indienen? 

De steunaanvrager mag meerdere aanvragen indienen voor verschillende festivals. Per festival kan er wel maximaal één aanvraag ingediend worden. 
 

6. Welke kosten komen in aanmerking?

Volgende kostensoorten komen in aanmerking voor steuntoelage:
  • Organisatie & productie: conceptontwikkeling, huur- en aankoop materialen & techniek, op- en afbouw, inrichtingskosten, digitale servicesystemen, communicatie & signalisatie, transport, etc.
  • Directe COVID-kosten voor een maximum van 50%: sneltesten, mondmaskers, ontsmettingsgel, publieksstroomscheidingen, crowd management, veiligheid & bewaking, etc. 

7. Wat met een festival gepland buiten de periode? 

De steunmaatregel geldt enkel voor festivals, stoeten, of processies die plaatsvinden tussen 15 juni 2021 en 31 oktober 2021. Festivals, stoeten of processies die plaatsvinden buiten deze periode, zijn niet-ontvankelijk en zullen niet behandeld worden. 
 

8. Wie is de hoofdorganisator van het evenement?

De hoofdorganisator is degene die beslist het evenement te organiseren. Het kan zijn dat deze hoofdorganisator beroep doet op een evenementenbureau om alles te organiseren. De hoofdorganisator is in dat geval diegene die de eindverantwoordelijkheid en dus het risico draagt en de opdrachtgever is van het evenementenbureau. Er zijn situaties denkbaar waar de hoofdorganisator zelf dus niet uit de evenementensector komt. 
 

9. Ik organiseer een festival dat enkel virtueel te beleven is. Kom ik in aanmerking? 

Virtuele festivals komen niet in aanmerking voor deze projectoproep. Uiteraard kan het fysieke festival wel een virtueel te beleven luik hebben, aanvullend of aansluitend op de fysieke beleving.
 

10. Welke informatie moet ik bij de hand hebben om mijn aanvraag te kunnen opmaken? 

De algemene gegevens van de aanvrager en het festival, de locatie(s), de datum of data, verwacht aantal bezoekers, projectomschrijving, omschrijving coronaproof aanpak, een motivatie op de verschillende inhoudelijke criteria, en het budget. 

11. Komt een administratieve overheid in aanmerking voor deze subsidie?

Een administratieve overheid komt niet in aanmerking voor deze subsidie. In het geval van een samenwerking met een administratieve overheid, mag er geen dominerende invloed (meer dan 50% van het kapitaal of stemrechten) rechtstreeks of onrechtstreeks in handen zijn van de administratieve overheid. 

Het vermoeden kan weerlegd worden als de steunaanvrager kan aantonen dat de administratieve overheid in werkelijkheid geen dominerende invloed uitoefent op het beleid van de steunaanvrager. Toerisme Vlaanderen neemt hierover de eindbeslissing. 

12. Kan ik een aanvraag voor een festival op volle capaciteit indienen? 

De oproep stelt dat de organisator te allen tijde moet kunnen voldoen aan de op dat moment geldende COVID-19 maatregelen vanuit Federaal, Vlaams, Provinciaal of lokaal niveau. De nodige staving hiertoe zal opgevraagd worden een aantal weken voor aanvang van het festival in kwestie.
 Flanders Is A Festival sluit niet uit dat deze zomerfestivals mogelijk aan volle capaciteit kunnen plaatsvinden. De oproep vertrekt wel vanuit de context van de aanhoudende COVID19-pandemie om de veerkracht en het innovatief vermogen van de festivalsector te ondersteunen. Vandaag noopt een zekere zin voor realisme om echter te stellen dat de kans op full-capacity festivals vrij klein is. Het is het meest aangewezen om een aangepast scenario met innovatief karakter in te dienen, waarbij eventueel schaalbaarheid mee in acht kan genomen worden. 


In geval de maatregelen dermate verstrengen of versoepelen en dit een bepalende impact heeft op de organisatie van het festival, zal dit worden meegedeeld in het reglement, dat online komt bij het openstellen van de oproep (15 maart).