Veelgestelde vragen Leidraad Coronapreventie in meetinglocaties

Toerisme Vlaanderen heeft de leidraad ‘coronapreventie in meetinglocaties’ opgemaakt om de meetingindustrie in Vlaanderen te ondersteunen bij de preventie tegen het coronavirus. Op deze pagina vind je een antwoord op de meest gestelde vragen over de toepassing van de leidraad.

 Deze pagina werd laatst bijgewerkt op 26 augustus 2020 om 17:17

Een overzicht van de verschillende thema's:


 

ALGEMEEN

Is deze leidraad ook van toepassing in Brussel? 

De leidraad coronapreventie in meetinglocaties bevat enerzijds de verplichte maatregelen m.b.t. coronapreventie zoals vermeld in het basisprotocol toerisme dat de vier ministers van toerisme samen hebben uitgevaardigd en het COVID Event Protocol. Deze maatregelen gelden voor heel België dus ook voor Brussel en Wallonië. 

Toerisme Vlaanderen heeft anderzijds bijkomende adviezen en tips aan de leidraad toegevoegd als ondersteuning voor Vlaamse meetinglocaties. 

Visit Brussels heeft een specifiek label en protocol ontwikkeld voor de Brusselse toeristische sector met een onderdeel voor meetinglocaties

Waarin verschilt de leidraad van het protocol?

Er bestaan heel wat brondocumenten over wat je als meetinglocatie moet en kan doen op het vlak van coronapreventie. Toerisme Vlaanderen heeft dit allemaal proberen samenbrengen in één document. De leidraad bevat dus niet alleen een overzicht van de verplichte maatregelen, zoals voorgeschreven door het basisprotocol toerisme dat de vier ministers van toerisme samen hebben uitgevaardigd, maar werd aangevuld met extra maatregelen en tips.

Voor welke evenementen zijn de maatregelen van toepassing?

Volgens het ministerieel besluit van 22 augustus 2020, mogen 200 personen deelnemen aan evenementen, voorstellingen, gezeten recepties en banketten toegankelijk voor het publiek, lessen in auditoria en wedstrijden bijwonen, voor zover deze binnen worden georganiseerd; 400 personen voor zover deze buiten worden georganiseerd.

Er wordt geen melding gemaakt vanaf welk minimum aantal personen dit van toepassing is, dus in principe is dit ook voor kleine bijeenkomsten van toepassing.

Zijn deze maatregelen ook van toepassing voor beurzen?

Beurzen vallen onder ‘Ondernemingen en verenigingen die goederen of diensten aanbieden’ (Ministrieel Besluit van 24 juli 2020). Bijgevolg moeten ze de algemene regels volgen en deze die in hun protocol staat (zie vanaf pagina 22). 


MEETINGLOCATIE & ORGANISATOR

Wat wordt met organisator bedoeld, de PCO of eindklant? 

De organisator van een meeting of evenement kan een agentschap, een bedrijf, een associatie… en zelfs een privépersoon zijn. In sommige gevallen is de meetinglocatie organisator. Een meetinglocatie kan immers ook zelf evenementen organiseren, zoals een congres- en concertgebouw dat ook zelf concerten organiseert.

 

TOEPASSING MAATREGELEN

De leidraad bevat een overzicht van de verplichte maatregelen, zoals voorgeschreven door het basisprotocol toerisme, aangevuld met extra maatregelen en tips.

Geldt er een minimum aantal deelnemers vanaf wanneer de maatregelen verplicht zijn?

In het basisprotocol toerisme staan de verplichte maatregelen voor meetinglocaties vermeld. Men houdt geen rekening met het aantal deelnemers dat aangeeft vanaf wanneer een maatregel al dan niet verplicht is. Het is ofwel verplicht, ofwel niet.

 

VERPLICHTE REGISTRATIE

De contactgegevens van alle aanwezigen (zowel deelnemers, personeel, leveranciers…) moeten worden verzameld en bijgehouden. Dit met het oog op het garanderen van maximale bezoekersaantallen, minimale sociale afstand, speciale routes, contacttracering...

Welke gegevens moeten worden bijgehouden (telefoonnummer, emailadres…)?

In het basisprotocol toerisme staat niet gedefinieerd welke contactgegevens je moet verzamelen en bijhouden. Wel worden voor contacttracering zowel telefoonnummer als emailadres aanbevolen. 

Hoe ga je om met het no-show percentage op een event? 

Met het oog op het garanderen van de minimale sociale afstand moet je te allen tijde de maximale bezoekersaantallen kunnen respecteren. Gezien het no-showpercentage geen zekerheid is, wordt afgeraden om dit op voorhand in rekening te brengen. 

Je kan eventueel ter vervanging van de no shows, tijdens het evenement extra personen binnen laten op voorwaarde dat je bij de ingang heel goed weet hoeveel personen exact binnen zijn en je de contactgegevens bijhoudt.

 

AANTAL DEELNEMERS

De Nationale Veiligheidsraad laat vanaf 1 september 2020 evenementen tot 200 deelnemers binnen en 400 deelnemers buiten toe. 

Is het maximum aantal toegelaten personen inclusief personeel? 

Het maximumaantal slaat op het aantal deelnemers van het evenement, dus exclusief het personeel.

Is dit bij een hotel met meetingfaciliteiten inclusief hotelgasten?

Het maximumaantal slaat op het aantal deelnemers van het evenement dat in jouw meetingzalen doorgaat, m.a.w. exclusief hotelgasten. Wel moet je met deze verschillende bezoekersstromen in jouw circulatieplan rekening houden.

 

UITZONDERING AANTAL DEELNEMERS

Voor beurzen

Beurzen die doorgaan in locaties met een vaste uitbatingsvergunning vallen vanaf 1 september 2020 niet onder het CERM en het aantal maximaal toegelaten bezoekers wordt hier berekend op de toegankelijke beursoppervlakte. Dit is bepaald op 1 bezoeker voor 10 m2 toegankelijke beursoppervlakte. Voor meer informatie hierover raden we je aan om contact op te nemen met de locatie zelf. 

Beurzen die niet doorgaan op locaties met een vaste uitbatingsvergunning vallen dus wel onder het CERM, en mogen dus vanaf 1 september 2020 ook maximaal 200 deelnemers binnen en 400 deelnemers buiten ontvangen. 

Organisatoren die een vaste infrastructuur hebben, zoals meetinglocaties, kunnen een uitzondering aanvragen om de limiet van aantal deelnemers te overschrijden.

Voor andere evenementen, meetings en congressen

Vanaf 1 september zal voor permanente infrastructuren, zoals conferentiezalen, auditoria, bioscopen, theater- of concertzalen, de mogelijkheid bestaan om van de limieten van 200/400 af te wijken; enkel voor een zittend publiek en met inachtneming van de veiligheidsvoorschriften. 

Waar kan je deze uitzondering aanvragen?

De organisator moet deze uitzonderingsaanvraag indienen bij de stad of gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. Deze bezorgt de aanvraag, inclusief advies, aan het CERM-loket. Dit loket brengt advies uit, na overleg met viroloog en minister. De aanvraag gaat dan terug naar de stad of gemeente. De burgemeester beslist definitief, op basis van de ontvangen adviezen.

Vanaf wanneer kan je deze uitzondering aanvragen?

Het indienen van deze uitzonderingsaanvraag is mogelijk vanaf 1 september 2020.

 

MONDMASKERS

De Nationale Veiligheidsraad verplicht sinds 11 juli mondmaskers in meetinglocaties.

Moet de fysieke afstand van 1,5 meter nog worden gerespecteerd?

Naast het verplicht dragen van een mondmasker indoor, moet nog steeds de fysieke afstand van 1,5 meter kunnen worden bewaard. 

Kan je dan afwijken van de maximumcapaciteit?

Het dragen van mondmaskers betekent niet dat er geen andere maatregelen meer moeten genomen worden. Omdat de fysieke afstandsregel van 1,5 meter van toepassing blijft, moet je de aangepaste maximumcapaciteit en opstellingen blijven hanteren.

Ben je als meetinglocatie verplicht om mondmaskers voor alle deelnemers te voorzien? 

Op basis van het basisprotocol toerisme zijn de meetinglocaties (momenteel) niet verplicht om mondmaskers te voorzien. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid. Daarom spreek je best met de organisator af wie de mondmaskers voorziet, eventueel opnemen in de engagementsverklaring en het draaiboek van het evenement. Je kan de bezoekers zoveel mogelijk informeren over de verplichting om een mondmasker te dragen. Dan moet enkel een mondmasker worden voorzien voor wie er geen bij zich heeft.

Is dit voor alle evenementen van toepassing, groot of klein, zakelijk of privé?

Deze verplichting is van toepassing op alle evenementen die in een meetinglocatie plaatsvinden.

 

GOEDE VENTILATIE

Ventileer regelmatig de onthaalruimte, circulatieruimten en collectieve ruimten en/of controleer of het ventilatiesysteem goed werkt. 

Wat moet je doen bij een vergaderruimte zonder ramen en mechanische verluchting? 

Een optimale ventilatie is noodzakelijk. In een vergaderruimte zonder ramen en mechanische verluchting kan je niet voor de nodige ventilatie, m.b.t. coronapreventie zorgen. Er wordt dus afgeraden om in dergelijke ruimte iets te laten doorgaan, in tijden van corona.

 

COVID EVENT SCAN

Je zorgt er als meetinglocatie voor dat de organisator een risico-analyse uitvoert. Dit door het invullen van de COVID Event Scan, om in te schatten of en onder welke voorwaarden een evenement kan plaatsvinden.

Is het invullen van de COVID Event Scan verplicht en bindend? 

De organisator van meetings en congressen kan de COVID Event Scan invullen als risico-analyse. Vanaf 1 augustus is het invullen ervan verplicht. Wel blijft het intuïtief en is het resultaat niet-bindend (behalve bij evenementen waarvoor een vergunning van de gemeente of stad nodig is).

 

CROWDMANAGEMENTPLAN 

Stel samen met de organisator een crowdmanagementplan op.

Wat zijn de basiselementen hiervan?

Een model van een crowdmanagementplan vind je in het Covid Event Protocol (www.covideventriskmodel.be).   

 

TOEGANGSCONTROLE

Voorzie toegangscontrole (zowel voor deelnemers als leveranciers), met zoveel als mogelijk (pre-)registratie, met het oog op het garanderen van maximale bezoekersaantallen, minimale sociale afstand, speciale routes, contacttracering...

Wordt er temperatuurcontrole gedaan? 

In het basisprotocol toerisme spreekt men niet van temperatuurcontrole. Dit is geen verplichte maatregel in België.

 

QUARANTAINE- & ISOLATIERUIMTE

Richt een ruimte als quarantaine- en isolatieruimte in waar je personen met een vermoeden van besmetting met corona kan onderbrengen en helpen.

Is de inrichting van een quarantaine- en isolatieruimte verplicht?

De inrichting van een quarantaine- en isolatieruimte is niet verplicht op basis van het basisprotocol toerisme. Je denkt er wel als meetinglocatie best even over na waar de isolatie kan gebeuren indien nodig. Dit kan bijvoorbeeld het EHBO-lokaal of een artiestenloge zijn. Ook moet deze ruimte hiervoor niet constant worden vrijgehouden. Zolang je maar weet waar naar toe wanneer er zich een probleem voordoet en daar ook al het nodige materiaal aanwezig is (voor de opvang van de betrokken persoon, de behandeling, administratieve afhandeling…). 

 

CATERING 

Organiseer de catering zoveel mogelijk zittend, met een vaste zitplaats voor elke deelnemer..

Geldt bij zittende catering, zoals op restaurant, een maximum aantal personen per tafel?

Hiervoor verwijzen we naar het horecaprotocol, waarin vermeld staat dat het nuttigen van voeding en drank altijd zittend moet zijn, zowel voor indoor als outdoor evenementen, met een afstand van 1,5 meter tussen deelnemers. Dit zal wellicht (op termijn) ook uitgebreid worden naar de mogelijkheid tot 'staand' nuttigen van eten en drank maar hierover hopen we binnenkort uitsluitsel te krijgen. 

Moeten de koffiepauzes ook al zittend zijn? 

Voor catering in meetinglocaties verwijzen we naar de horecaprotocollen. Daarin staat dat het nuttigen van voeding en drank altijd zittend moet zijn. Dit zal wellicht ook uitgebreid worden naar de mogelijkheid tot 'staand' nuttigen van eten en drank maar daarover hebben we momenteel geen uitsluitsel. Tot op heden geldt nog altijd de richtlijn 'zittend', zowel voor het indoor als outdoor nuttigen van eten en drank. 

In de leidraad staat vermeld om de catering zoveel als mogelijk zittend te organiseren. Als de koffiepauze toch staand wordt georganiseerd maar de fysieke afstand van 1,5 meter kan worden gegarandeerd, is dit ok.

Reinig en desinfecteer tafels en stoelen grondig na ieder gebruik.

Is dit niet strenger dan de regels in de horeca?

Voor catering in meetinglocaties verwijzen we naar de horecaprotocollen. Dit staat daar zo in vermeld.

 

AANSPRAKELIJKHEID

Wat als de meetinglocatie alle nodige maatregelen rond coronapreventie heeft genomen en toch blijkt dat er een besmetting heeft plaatsgevonden? Is hier iemand verantwoordelijk voor? 

Je kan nooit 100% garanderen dat de meetinglocatie en het evenement dat er plaatsvindt corona-vrij is. Het blijft een gedeelde verantwoordelijkheid van de meetinglocatie, organisator en deelnemer. Wel laten de maatregelen toe om een maximaal gecontroleerd en aanvaardbaar risico te nemen. 

Aan meetinglocaties wordt daarom aangeraden om de genomen maatregelen en plannen te documenteren als bewijs dat de organisatie van een evenement volgens het principe van de goede huisvader werd aangepak