Flanders Is A Festival 2021

EventFlanders creëert een projectoproep “Flanders Is A Festival” ter ondersteuning van de festivalsector in de COVID19-pandemie.
EventFlanders creëert een projectoproep “Flanders Is A Festival” om in de context van de aanhoudende COVID19-pandemie de veerkracht en het innovatief vermogen van de festivalsector te ondersteunen. De projectoproep heeft als doel de voortrekkersrol van de sector op vlak van vernieuwing in internationaal perspectief te behouden.

De Vlaamse Regering beoogt een subsidietoekenning van 10 miljoen euro aan projecten van zomerfestivalorganisatoren die inzetten op innovatie om de corona-uitdagingen het hoofd te bieden. Binnen deze subsidietoekenning is er ook plaats voorzien voor stoeten en processies.

Om impact te garanderen en zowel de grote, middelgrote als kleine festivals te kunnen beoordelen en betoelagen op een faire en efficiënte manier, wordt er gewerkt met vijf steunschijven waarbij de kleinste steunschijf gereserveerd wordt voor stoeten en processies. Met de beschikbare middelen wordt beoogd een 70-tal festivals, stoeten en processies te betoelagen. Per steunschijf wordt een plafond ingesteld dat een festival als betoelaging kan ontvangen.  

Het is niet meer mogelijk om een aanvraag in te dienen.

Navigeer meteen naar:

Wie komt in aanmerking? 

Een festival komt in aanmerking wanneer het opgevat kan worden als een hoogkwalitatieve, unieke gebeurtenis binnen de culturele en creatieve sectoren (muziek, design, theater, dans, beeldende kunst, literatuur, stoeten en processies, film) met een tijdelijk karakter dat voornamelijk outdoor (minstens 60%) plaatsvindt en internationaal potentieel heeft en plaatsvindt binnen de periode van 15 juni 2021 tot en met 31 oktober 2021. De oproep staat ook open voor de mobiele varianten, stoeten en processies, waar Vlaanderen alom voor geroemd wordt. 

De steunaanvrager is een natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent, een vennootschap met rechtspersoonlijkheid van privaat recht of een vereniging zonder winstoogmerk.

De steunaanvrager heeft een operationele hoofdzetel, of is gevestigd, in het Vlaams Gewest of het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad.  De steunaanvrager mag meerdere aanvragen indienen voor verschillende festivals maar maximaal één aanvraag per festival is toegelaten.

Aanvraagprocedure en planning

Let op! Bereid je aanvraag goed voor vooraleer deze in te dienen zodat je alle nodige informatie bij de hand hebt. Lees zeker heel aandachtig deze pagina, de FAQ en het reglement waarbinnen ook het beoordelingsmechanisme te vinden is. 

Vanaf maandag 29 maart kan een aanvraag ingediend worden. De uiterlijke indieningsdatum is maandag 26 april, 12 uur ‘s middags. De link naar het indieningsformulier vind je op deze pagina. Hier kan je een voorbeelddossier raadplegen.

De aanvraag moet ingediend worden door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de organisatie.

 

Reglement en beoordelingsmechanisme

Lees zeer aandachtig het reglement en beoordelingsmechanisme. Dit is belangrijk om het dossier correct in te vullen en in te dienen.

 

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over de projectsubsidie Flanders Is A Festival.
Als hieronder de term festival wordt gebruikt, wordt meteen ook processie/stoet bedoeld.
 
Het finale rechtsgeldig reglement, waar soms naar wordt verwezen in deze FAQ, wordt uiterlijk verwacht tegen 26 maart 2021. Deze veelgestelde vragen zijn nog onder voorbehoud opgesteld en kunnen worden aangepast in functie van het finale reglement.
 

1. Komt mijn festival in aanmerking?

Een festival wordt binnen het kader van deze projectoproep opgevat als een hoogkwalitatieve, unieke gebeurtenis binnen de culturele en creatieve sectoren (muziek, design, theater, dans, beeldende kunst, literatuur, stoeten en processies, film) met een tijdelijk karakter dat voornamelijk outdoor (minstens 60%) plaatsvindt en internationaal potentieel heeft en plaatsvindt binnen de periode van 15 juni 2021 tot en met 31 oktober 2021. De oproep staat ook open voor de mobiele varianten, stoeten en processies, waar Vlaanderen alom voor geroemd wordt.
 

2. Hoe gebeurt de beoordeling? 

De  steunaanvragen worden eerst op ontvankelijkheid nagekeken. De ontvankelijkheidscriteria, zoals ondermeer het tijdig indienen, status van de indiener, datum van festival, etc.  worden opgenomen in het reglement. 

Alle ontvankelijke aanvragen zullen door een evaluatiecollege inhoudelijk beoordeeld worden op de volgende gewogen criteria:

  • Innovatie en creativiteit (30 punten) 
  • Coronaproof organiseren (30 punten) 
  • Internationale uitstraling (20 punten)
  • Netwerking en kennisdeling (20 punten)

Het evaluatiecollege wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van het Agentschap Toerisme Vlaanderen, het departement Cultuur, Jeugd & Media, EventFlanders en Vlaio en aangevuld met externe expertise. Een volledige beschrijving van de criteria en het beoordelingsmechanisme is terug te vinden in het reglement, dat uiterlijk op vrijdag 26 maart gepubliceerd zal worden.  

3. Is deze projectsubsidie cumuleerbaar met andere voorschotten of subsidies? 

Gelet op het feit dat een aantal andere Vlaamse maatregelen zich ook op artikel 3.1 baseren (vb. de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen) moet de potentiële cumulatiemogelijkheid in hoofde van de aanvrager nagegaan worden. Onder voorbehoud hiervan, is deze projectsubsidie principieel cumuleerbaar met de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen in zoverre de drempel van 1.800.000 euro niet overschreden wordt door de aanvrager.

Indien dit wel het geval zou zijn, zal worden gevraagd aan de aanvrager om de keuze te maken tussen deze projectoproep of de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen. In het geval de aanvrager deze projectoproep en de Vlaio voorschottenregeling voor evenementen cumuleert, en daarmee onder de drempel van 1.800.000 euro blijft, kan deze projectoproep niet beschouwd worden als eigen inbreng binnen de Vlaio Voorschottenregeling voor evenementen. 

 

4. Welke betoelaging mag ik aanvragen? 

Deze projectoproep werkt met de volgende steunschijven: 

  • Steunschijf A: bedraagt de kostenzijde van het festival minimaal 7.500.000 euro (exclusief btw), dan kan er een maximale betoelaging van 500.000 euro aangevraagd worden; 
  • Steunschijf B: bedraagt de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 1.250.000 euro (exclusief btw), dan kan er een maximale betoelaging van 312.500 euro aangevraagd worden; 
  • Steunschijf C: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 750.000 euro (exclusief btw), dan kan er een maximale betoelaging van 187.500 euro aangevraagd worden; 
  • Steunschijf D: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 250.000 euro (exclusief btw), dan kan er een maximale betoelaging van 75.000 euro aangevraagd worden; 
  • Steunschijf E: de kostenzijde van het festival bedraagt minimaal 100.000 euro (exclusief btw), dan kan er een maximale betoelaging van 35.000 euro aangevraagd worden. Deze steunschijf is voorbehouden voor stoeten en processies. 
Opgelet! Festivals kunnen enkel aanspraak maken op de Steunschijven A, B, C of D (dus vanaf een kostenzijde van 250.000 euro). Stoeten en processies kunnen enkel aanspraak maken op Steunschijf E, hoe hoog hun kostenzijde ook is.
 
De toelage wordt toegekend in de vorm van een financieringsmechanisme waarbij de toelage per steunschijf geplafonneerd wordt. De uitbetaling van de toelage zal als volgt gebeuren:
  • Een voorschot van 70% van het steunbedrag voor aanvang van het festival
  • Het saldo van 30% van het steunbedrag na afloop van het festival en na controle
 

5. Mag ik meerdere aanvragen indienen? 

De steunaanvrager mag meerdere aanvragen indienen voor verschillende festivals. Per festival kan er wel maximaal één aanvraag ingediend worden. 
 

6. Welke kosten komen in aanmerking?

Volgende kostensoorten komen in aanmerking voor steuntoelage:
  • Organisatie & productie: conceptontwikkeling, huur- en aankoop materialen & techniek, op- en afbouw, inrichtingskosten, digitale servicesystemen, communicatie & signalisatie, transport, etc.
  • Directe COVID-kosten voor een maximum van 50%: sneltesten, mondmaskers, ontsmettingsgel, publieksstroomscheidingen, crowd management, veiligheid & bewaking, etc. 

7. Wat met een festival gepland buiten de periode? 

De steunmaatregel geldt enkel voor festivals, stoeten, of processies die plaatsvinden tussen 15 juni 2021 en 31 oktober 2021. Festivals, stoeten of processies die plaatsvinden buiten deze periode, zijn niet-ontvankelijk en zullen niet behandeld worden. 
 

8. Wie is de hoofdorganisator van het evenement?

De hoofdorganisator is degene die beslist het evenement te organiseren. Het kan zijn dat deze hoofdorganisator beroep doet op een evenementenbureau om alles te organiseren. De hoofdorganisator is in dat geval diegene die de eindverantwoordelijkheid en dus het risico draagt en de opdrachtgever is van het evenementenbureau. Er zijn situaties denkbaar waar de hoofdorganisator zelf dus niet uit de evenementensector komt. 
 

9. Ik organiseer een festival dat enkel virtueel te beleven is. Kom ik in aanmerking? 

Virtuele festivals komen niet in aanmerking voor deze projectoproep. Uiteraard kan het fysieke festival wel een virtueel te beleven luik hebben, aanvullend of aansluitend op de fysieke beleving.
 

10. Welke informatie moet ik bij de hand hebben om mijn aanvraag te kunnen opmaken? 

De algemene gegevens van de aanvrager en het festival, de locatie(s), de datum of data, verwacht aantal bezoekers, projectomschrijving, omschrijving coronaproof aanpak, een motivatie op de verschillende inhoudelijke criteria, en het budget. 

Bekijk zeer aandachtig het specimendossier om exact te weten welke informatie gevraagd wordt en je aanvraag zo goed mogelijk voor te bereiden. 

11. Komt een administratieve overheid in aanmerking voor deze subsidie?

Een administratieve overheid komt niet in aanmerking voor deze subsidie. In het geval van een samenwerking met een administratieve overheid, mag er geen dominerende invloed (meer dan 50% van het kapitaal of stemrechten) rechtstreeks of onrechtstreeks in handen zijn van de administratieve overheid. 

Het vermoeden kan weerlegd worden als de steunaanvrager kan aantonen dat de administratieve overheid in werkelijkheid geen dominerende invloed uitoefent op het beleid van de steunaanvrager. Toerisme Vlaanderen neemt hierover de eindbeslissing. 

12. Kan ik een aanvraag voor een festival op volle capaciteit indienen? 

De oproep stelt dat de organisator te allen tijde moet kunnen voldoen aan de op dat moment geldende COVID-19 maatregelen vanuit Federaal, Vlaams, Provinciaal of lokaal niveau. De nodige staving hiertoe zal opgevraagd worden een aantal weken voor aanvang van het festival in kwestie.
 Flanders Is A Festival sluit niet uit dat deze zomerfestivals mogelijk aan volle capaciteit kunnen plaatsvinden. De oproep vertrekt wel vanuit de context van de aanhoudende COVID19-pandemie om de veerkracht en het innovatief vermogen van de festivalsector te ondersteunen. Vandaag noopt een zekere zin voor realisme om echter te stellen dat de kans op full-capacity festivals vrij klein is. Het is het meest aangewezen om een aangepast scenario met innovatief karakter in te dienen, waarbij eventueel schaalbaarheid mee in acht kan genomen worden. Het reglement bepaalt hoe omgegaan wordt met een verstrenging of versoepeling van de maatregelen en de impact daarvan op de organisatie van het festival.

13. Wat wordt er precies bedoeld met het netwerking- en kennisdelingsmoment? 

De steunaanvrager organiseert op eigen middelen minstens één gratis netwerk- en kennisdelingsmoment voor geïnteresseerde professionals uit de brede evenementensector tijdens de duur van het festival. Bij voorkeur wordt dit ook online beschikbaar gesteld.

14. Mijn festival is een samenwerking met een andere organisatie, kan ik ook een aanvraag indienen? 

In het geval van een samenwerkingsverband tussen verschillende organisatoren van festivals wordt de aanvraag ingediend door één organisator die als hoofdaanvrager optreedt en wordt een kopij van de ondertekende samenwerkingsoveréénkomst tussen de deelnemende organisatoren toegevoegd.

15. In welke situaties kan mijn aanvraag alsnog niet-ontvankelijk verklaard worden, ondanks correcte indiening? 

Een aanvraag zal als niet-ontvankelijk beschouwd worden wanneer het festival:
  • georganiseerd wordt door een politieke partij, 
  • aanzet tot haat of rassenhaat, 
  • in strijd is met de publieke orde of de goede zeden, 
  • niet plaatsvindt in het Vlaams Gewest of het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad,
  • wanneer de toepasselijke richtlijnen en maatregelen van de Federale, de Vlaamse, provinciale of lokale overheid niet kunnen nageleefd worden in de voorbereiding of tijdens de duur van het festival,
  • wanneer het festival niet kan worden gerealiseerd door juridische geschillen inzake de organisatie ervan.
16. Moet een festival een groen CERM COVID-veiligheidslabel (CERM) hebben om in aanmerking te komen voor een mogelijke betoelaging? 
Er is geen groen CERM-label vereist bij het indienen van een steunaanvraag. Uiteraard moet het georganiseerde festival wel voldoen, of nog beter kunnen voldoen aan de mogelijk veranderende wettelijke vereiste COVID-maatregelen. Daarom is er ook net een beoordelingscriterium dat vraagt in welke mate het festival op een vernieuwende manier coronaproof zal worden georganiseerd. Het inbouwen van mogelijke vlotte aanpassingen aan veranderende COVID-veiligheidsvereisten kan op zich vernieuwend zijn, en tegelijkertijd de mogelijke organisatie van het festival verzekeren. 
 
17. Wordt er onderscheid gemaakt bij terugbetaling van de kosten bij een annulatie door het festival zelf, of annulatie door de overheid?
Het is belangrijk te onderstrepen dat een annulatie door het festival zelf enkel kan ingegeven worden door een beslissing van de Federale, Vlaamse, provinciale of lokale overheid die een rechtstreekse impact heeft op het festival of de goede organisatie van het festival onzeker maakt. Op dat ogenblik moet het festival in overleg treden met Toerisme Vlaanderen.
 
Een festival kan niet om een andere reden dan om een beslissing van overheidswege beslissen om het festival niet te laten doorgaan, en bovendien kan hij/zij dit pas beslissen na overleg met Toerisme Vlaanderen, als blijkt dat aanpassingen aan de organisatie van het festival niet mogelijk zijn. Als een steunaanvrager beslist om een festival niet te laten doorgaan om een andere reden dan een maatregel van overheidswege, of dit zelf (zonder tussenkomst van Toerisme Vlaanderen) beslist, dan moet de steunaanvrager de steun integraal teruggeven.