Begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

De vele meeting- en congreslocaties in erfgoedsites geven Vlaanderen een uniek profiel als meetingbestemming. We willen die troef versterken om Vlaanderen internationaal te promoten als uitgelezen meeting- en congresbestemming. Een begeleidingstraject stimuleert en adviseert meetinglocaties in erfgoed om unieke (erfgoed)belevingen te creëren. 11 meetinglocaties nemen hier in 2018 aan deel.

"Vergaderen kan je overal, maar in Vlaanderen kan dat in een mooie historische setting”

Tijdens het begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed' krijgen de meetinglocaties advies bij het versterken van de (erfgoed)bleving in hun infrastructuur, communicatie en dienstverlening. Meetinglocaties die het begeleidingstraject succesvol afronden, zal Toerisme Vlaanderen verbinden in het merk 'Special Meeting Venues', dat erfgoed en beleving koppelt aan internationale verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening.

Meer informatie over

  1. Wat zijn ‘special meeting venues’?
  2. Begeleidingstraject Beleving in meetinglocaties in erfgoed
  3. Procedure en timing begeleidingstraject
  4. Inspiratiesessie ‘Beleving in meetinglocaties in erfgoed’ - december 2017

1. Wat zijn 'special meeting venues'?

Toerisme Vlaanderen gaat de meetinglocaties in het begeleidingstraject communicatiegewijs verbinden tot het merk 'Special Meeting Venues'. Een 'special meeting venue' voldoet aan de volgende basisvoorwaarden:

  • permanente infrastructuur met kwalitatieve meetingfaciliteiten
  • professionele dienstverlening van internationaal niveau (waaronder voldoende talenkennis)
  • gelegen in Vlaanderen of Brussel
  • gelegen in een erfgoedlocatie (gebouw met erfgoedwaarde)
  • een ‘unieke meetingbeleving’ bieden: de locatie bezorgt de bezoeker een erfgoedbeleving en ook doorheen de dienstverlening en bezoekerscyclus zijn extra verrassende effecten toegevoegd. Eventueel verwijzen zij naar andere toeristische troeven van Vlaanderen (tafelen, wielercultuur, kunst & cultuur).

Daarnaast zijn er een aantal blijvende aandachtspunten voor de meetinglocatie om van een special meeting venue te kunnen spreken.

  • meetings en congressen zijn core business
  • de capaciteit voldoet, in de mate van het mogelijke, aan het 3-stoelenprincipe ( de venue heeft voor een deelnemer een plaats in een plenaire zaal, in een break-outroom en aan een tafel om te eten.)
  • de meetinglocatie is goed bereikbaar vanaf de nationale luchthaven
  • er zijn voldoende geschikte logies en belevingsmogelijkheden in de omgeving
  • voldoen aan de Groene Sleutel-criteria voor meetinglocaties en het toegankelijkheidslabel voor meetinglocaties (meer info vanaf 1 mei 2018 op www.toerismevlaanderen.be/toegankelijkheid).

Toerisme Vlaanderen lanceert het merk 'Special Meeting Venues' in mei 2019 op IMEX Frankfurt, één van de grootste intrernationale MICE-beurzen. Voor de betrokken meetinglocaties betekent dit extra internationale promotie. 

De verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening maken geen deel uit van het begeleidingstraject. Toerisme Vlaanderen start hiervoor in de loop van 2018 wel initiatieven op via het professionaliseringstraject meetingindustrie.

Thor Central

2. Begeleidingstraject Beleving in meetinglocaties in erfgoed

Wie in Vlaanderen een congres of meeting bijwoont, zou zich dat jaren later nog moeten herinneren dankzij de inspirerende beleving van het erfgoed. Het begeleidingstraject stimuleert en ondersteunt vergaderlocaties daarin. In 2018 en 2019 krijgen een tiental meetinglocaties advies op maat om te bepalen welke verhalen, erfgoedelementen, boodschappen, emoties… ze tot een beleving gaan uitwerken. En met welke middelen (interieuringrepen, acties, aanpassingen, producten, effecten… ). Het begeleidingstraject mondt uit in een helder en consistent concept met bijhorend plan van aanpak.

De begeleiding wordt uitgevoerd door WES Research & Strategy, een onderzoeksbureau met veel inhoudelijke expertise in huis. WES werkt voor de begeleiding samen met:

  • Arrow Minded, gespecialiseerd in erfgoed relevant maken voor een breder publiek
  • Brewery of Ideas, dat meetinglocaties adviseert en B2B-conferenties organiseert
  • CityCubes gespecialiseerd in merkactivatie en beleving. 

Het begeleidingstraject is enkel bestemd voor potentiële ‘special meeting venues’. Na een eerste oproep eind 2017, selecteerde Toerisme Vlaanderen 15 meetinglocaties. 11 starten in de lente van 2018. De 4 andere zijn al zeker van een plekje in het begeleidingstraject van 2019. 

Locatie20182019
AntwerpenFMCCA, Elzenveld 
GentICC-Ghent, Sint-Pietersabdij, Muziekcentrum De BijlokeSTAM
LeuvenAbdij van Park, De HoornFaculty Club, Iers College
LimburgC-mine, Bokrijk, Thor Central 
MechelenCombinatie Hof van Busleyden, H-Geest-site en PredikherenLamot


Tegen het einde van dit jaar komt er een nieuwe oproep voor het begeleidingstraject van 2019.

3.Procedure en timing

De eerste oproep liep tot 1 februari 2018. Toerisme Vlaanderen beoordeelde de 24 aanvragen op basis van de basiskenmerken en de aandachtspunten voor speciale meeting venues en het internationaal potentieel van de meetinglocatie.

De geselecteerde meetinglocaties voor 2018 starten vanaf april met het begeleidingstraject. In de zomer dienen zij een concept en beknopt plan van aanpak in over de meetingbeleving die ze willen realiseren. In het begin van de herfst beoordeelt een internationale jury die voorstellen. Nadien werken de meetinglocaties samen met de consultants hun concept en plan van aanpak af. Dan kan de realisatie beginnen. Begin 2019 wil Toerisme Vlaanderen de eerste ‘special meeting venues’ opnemen in het merk. 

Je vindt alle informatie en een gedetailleerde timing in onze handleiding.

4. Inspiratiesessie 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

Op 8 december 2017 organiseerde Toerisme Vlaanderen een inspiratiesessie over beleving in meetinglocaties in erfgoedsites. Zo’n 40 meetinglocaties en congresbureaus kwamen in het Stripmuseum in Brussel luisteren naar hoe je beleving kan opwekken in je meetinglocatie.

Katelijn Quartier, directeur van Retail Design Lab van de UHasselt, toonde hoe je technieken om winkelbeleving te creëren kan toepassen om meetingbeleving vorm te geven.

Vier praktijkvoorbeelden maakten duidelijk hoe uiteenlopend je jouw meetingbeleving (in erfgoed) kan aanpakken. Cruciaal is vertrekken van de troeven en kenmerken van je locatie. Deze vier meetinglocaties kwamen hun kijk op beleving voorstellen:

Tijdens de inspiratiesessie kondigde Toerisme Vlaanderen ook het begeleidingstraject 'Beleving in meeting locaties in erfgoed' aan.