Begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

De vele meeting- en congreslocaties in erfgoedsites geven Vlaanderen een uniek profiel als meetingbestemming. We willen die troef versterken om Vlaanderen internationaal te promoten als uitgelezen meeting- en congresbestemming. Een begeleidingstraject stimuleert en adviseert meetinglocaties in erfgoed om unieke (erfgoed)belevingen te creëren. Tot 20 januari 2019 kunnen meetinglocaties in erfgoed zich kandidaat stellen.

"Vergaderen kan je overal, maar in Vlaanderen kan dat in een mooie historische setting”

Tijdens het begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed' krijgen de meetinglocaties advies bij het versterken van de (erfgoed)bleving in hun infrastructuur, communicatie en dienstverlening. Meetinglocaties die het begeleidingstraject succesvol afronden, zal Toerisme Vlaanderen verbinden in het merk 'Flanders Heritage Venues', dat erfgoed en beleving koppelt aan internationale verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening.

Meer informatie over

  1. Wat zijn ‘Flanders heritage venues’?
  2. Begeleidingstraject Beleving in meetinglocaties in erfgoed
  3. Oproep begeleidingstraject 2019
  4. Procedure en timing begeleidingstraject
  5. Inspiratiesessie ‘Beleving in meetinglocaties in erfgoed’ - december 2017

1. Wat zijn 'Flanders heritage venues'?

Toerisme Vlaanderen gaat de meetinglocaties in het begeleidingstraject communicatiegewijs verbinden tot het merk 'Flanders Heritage Venues'. Een 'Flanders heritage venue' voldoet aan de volgende basisvoorwaarden:

  • permanente infrastructuur met kwalitatieve meetingfaciliteiten
  • professionele dienstverlening van internationaal niveau (waaronder voldoende talenkennis)
  • gelegen in Vlaanderen of Brussel
  • gelegen in een erfgoedlocatie (gebouw met erfgoedwaarde)
  • een ‘unieke meetingbeleving’ bieden: de locatie bezorgt de bezoeker een erfgoedbeleving en ook doorheen de dienstverlening en bezoekerscyclus zijn extra verrassende effecten toegevoegd. Eventueel verwijzen zij naar andere toeristische troeven van Vlaanderen (tafelen, wielercultuur, kunst & cultuur).

Daarnaast zijn er een aantal blijvende aandachtspunten voor de meetinglocatie om van een Flanders heritage venue te kunnen spreken.

  • meetings en congressen zijn core business
  • de capaciteit voldoet, in de mate van het mogelijke, aan het 3-stoelenprincipe ( de venue heeft voor een deelnemer een plaats in een plenaire zaal, in een break-outroom en aan een tafel om te eten.)
  • de meetinglocatie is goed bereikbaar vanaf de nationale luchthaven
  • er zijn voldoende geschikte logies en belevingsmogelijkheden in de omgeving
  • voldoen aan de Groene Sleutel-criteria voor meetinglocaties en het toegankelijkheidslabel voor meetinglocaties (meer info op www.toerismevlaanderen.be/toegankelijkheid).

Toerisme Vlaanderen lanceert het merk 'Flanders Heritage Venues' in mei 2019 op IMEX Frankfurt, één van de grootste internationale MICE-beurzen. Voor de betrokken meetinglocaties en bestemmingen betekent dit extra internationale promotie. 

De verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening maken geen deel uit van het begeleidingstraject. Toerisme Vlaanderen organiseert hiervoor wel initiatieven via het professionaliseringstraject meetingindustrie.

Thor Central

2. Begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

Wie in Vlaanderen een congres of meeting bijwoont, zou zich dat jaren later nog moeten herinneren dankzij de inspirerende beleving van het erfgoed. Het begeleidingstraject stimuleert en ondersteunt vergaderlocaties daarin. In 2018 en 2019 krijgen een tiental meetinglocaties advies op maat om te bepalen met welke verhalen, erfgoedelementen, boodschappen, emoties… ze zich gan positioneren. En met welke middelen (interieuringrepen, acties, aanpassingen, producten, effecten… ) hun meeting- en erfgoedbeleving daarrond gaan realiseren. Het begeleidingstraject mondt uit in een helder en consistent strategisch concept met bijhorend plan van aanpak.

De begeleiding wordt uitgevoerd door WES Research & Strategy, een onderzoeksbureau met veel inhoudelijke expertise in huis. WES werkt voor de begeleiding samen met:

  • Arrow Minded, gespecialiseerd in erfgoed relevant maken voor een breder publiek
  • CityCubes gespecialiseerd in merkactivatie en beleving. 

Het begeleidingstraject is enkel bestemd voor potentiële ‘Flanders heritage venues’. Na een eerste oproep eind 2017, selecteerde Toerisme Vlaanderen 15 meetinglocaties uit in totaal 24 kandidaten. 11 startten in de lente van 2018. De 4 andere volgen het begeleidingstraject van 2019. 

Locatie20182019
AntwerpenFMCCA, Elzenveld 
GentICC-Ghent, Sint-Pietersabdij, Muziekcentrum De Bijloke en STAM 
LeuvenAbdij van Park, De HoornFaculty Club, Iers College
LimburgBokrijk, Thor Central C-Mine
MechelenHet PredikherenLamot

3. Oproep begeleidingstraject 2019

In 2019 lanceert Toerimse Vlaanderen een nieuwe oproep om in te stappen in het 'Flanders heritage venues' begeleidingstraject. Het aanvraagformulier kan je hier downloaden. 

De oproep loopt nog tot 21 januari. UIt de ingediende aanvragen selecteert Toerisme Vlaanderen een zestal meetinglocaties op basis van de basiskenmerken en de aandachtspunten voor Flanders heritage venues en het internationaal potentieel van de meetinglocatie.

Bekijk hier de Handleiding begeleidingstraject beleving in meetinglocaties in erfgoed

4. Procedure en timing

De geselecteerde meetinglocaties starten vanaf april met het begeleidingstraject. Na de zomer dienen zij een jurydossier in. Dat bevat onder meer hun strategisch concept, de belangrijskte resultaten van een customer journey analyse en een beknopt plan van aanpak met creatieve voorstellen voor een betere meeting en erfgoedbeleving. Rond 1 november beoordeelt een internationale jury die voorstellen. Nadien werken de meetinglocaties samen met de deskundigen hun strategisch concept en plan van aanpak af. Begin 2020 oordeelt Toerisme Vlaanderen welke meetinglocaties kunnen toetreden tot het merk Flanders Heritage Venues.  

5. Inspiratiesessie 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

Op 14 december 2018 organiseerde Toerisme Vlaanderen een inspiratiesessie over beleving in meetinglocaties in erfgoedsites. Zo’n 40 meetinglocaties en congresbureaus kwamen in het Stripmuseum in Brussel luisteren naar hoe je beleving kan opwekken in je meetinglocatie.

Katelijn Quartier, directeur van Retail Design Lab van de UHasselt, toonde hoe je technieken om winkelbeleving te creëren kan toepassen om meetingbeleving vorm te geven.

Vier praktijkvoorbeelden maakten duidelijk hoe uiteenlopend je jouw meetingbeleving (in erfgoed) kan aanpakken. Cruciaal is vertrekken van de troeven en kenmerken van je locatie. Deze vier meetinglocaties kwamen hun kijk op beleving voorstellen:

Ontdek ook de meet in Flanders Academy.