Begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

De vele meeting- en congreslocaties in erfgoedsites geven Vlaanderen een uniek profiel als meetingbestemming. We willen die troef versterken om Vlaanderen internationaal te promoten als uitgelezen meeting- en congresbestemming. Een begeleidingstraject stimuleert en adviseert meetinglocaties in erfgoed om unieke (erfgoed)belevingen te creëren. Op 8 december 2017 organiseerde Toerisme Vlaanderen een eerste inspiratiesessie.

"Vergaderen kan je overal, maar in Vlaanderen kan je vergaderen in een mooie historische setting”

Met het begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed' adviseert Toerisme Vlaanderen meetinglocaties in erfgoed bij het versterken van de (erfgoed)beleving in hun infrastructuur, communicatie en dienstverlening. De begeleiding is gericht op visievorming en planning. Meetinglocaties bepalen tijdens het traject hoe zij de meetingbeleving in hun erfgoedsite willen realiseren. Welke verhalen, erfgoedelementen, boodschappen, emoties… gaan ze tot een beleving uitwerken? Waarom? En met welke middelen (interieuringrepen, acties, aanpassingen, producten, effecten…)? Het begeleidingstraject mondt uit in een helder en consistent concept met bijhorend actieplan.

Meetinglocaties in erfgoed die het begeleidingstraject succesvol afronden, zal Toerisme Vlaanderen verbinden in het merk ‘Special Meeting Venues’. Naast voldoen aan internationale verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening; wordt de (erfgoed)beleving een belangrijke merkeigenschap. Elk begeleidingstraject is op maat van een specifieke meetinglocatie en helpt de locatie om toe te treden tot het merk ‘Special meeting venues’.

1. Wat zijn 'special meeting venues'?

Toerisme Vlaanderen roept het merk ‘Special Meeting Venues’ in het leven om Vlaanderen te profileren als de meetingbestemming. Erfgoed en beleving worden belangrijke merkeigenschappen (maar zeker niet de enige). Toerisme Vlaanderen spreekt van een ‘special meeting venue’ als een meetinglocatie aan de volgende basisvoorwaarden voldoet:

  • permanente infrastructuur met kwalitatieve meetingfaciliteiten
  • professionele dienstverlening van internationaal niveau (waaronder voldoende talenkennis)
  • gelegen in Vlaanderen of Brussel
  • gelegen in een erfgoedlocatie (gebouw met erfgoedwaarde)
  • een ‘unieke meetingbeleving’ bieden: de locatie bezorgt de bezoeker een erfgoedbeleving en ook doorheen de dienstverlening en bezoekerscyclus zijn extra verrassende effecten toegevoegd. Eventueel verwijzen zij naar andere toeristische troeven van Vlaanderen (tafelen, wielercultuur, kunst & cultuur).

Daarnaast zijn er een aantal blijvende aandachtspunten voor de meetinglocatie, die evenwel niet primeren om van een special meeting venue te kunnen spreken.

  • meetings en congressen zijn core business
  • de capaciteit voldoet, in de mate van het mogelijke, aan het 3-stoelenprincipe
  • de meetinglocatie is goed bereikbaar vanaf de nationale luchthaven
  • er zijn voldoende geschikte logies en belevingsmogelijkheden in de omgeving
  • voldoen aan de Groene Sleutel-criteria voor meetinglocaties (zie www.groenesleutel.be) en het toegankelijkheidslabel voor meetinglocaties (meer info vanaf 1 maart 2018 op www.toerismevlaanderen.be/toegankelijkheid).

De verwachtingen op het vlak van kwaliteit en dienstverlening maken geen deel uit van het begeleidingstraject. Toerisme Vlaanderen doet hiervoor wel inspanningen via het professionaliseringstraject meetingindustrie.

Thor Central

2. Procedure en timing

Het begeleidingstraject 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed' is enkel bestemd voor potentiële ‘special meeting venues’. Wie interesse heeft kan tot 1 februari 2018 een aanvraag indienen. Toerisme Vlaanderen beoordeelt de aanvragen op basis van de basiskenmerken en de aandachtpunten voor special meeting venues en het internationaal potentieel van de meetinglocatie. 

De geselecteerde meetinglocaties vullen nadien hun aanvraag verder aan met specifieke informatie zodat de externe partner zich op de begeleiding kan voorbereiden. Ten laatste in april 2018 start het begeleidingstraject. Tegen de zomer dienen de meetingvenues een concept en beknopt plan van aanpak in over de meetingbeleving die ze willen realiseren. In september beoordeelt een internationale jury die voorstellen. Nadien werken de meetinglocaties samen met een externe partner (aangeduid door Toerisme Vlaanderen) hun concept en plan van aanpak af. Dan kan de realisatie beginnen. Begin 2019 wil Toerisme Vlaanderen de eerste ‘special meeting venues’ opnemen in het merk. 

Interesse? Download het aanvraagformulier en bezorg het ons zo snel mogelijk (ten laatste 1 februari 2018).
Je vindt alle informatie en een gedetailleerde timing in onze handleiding.

3. Inspiratiesessie 'Beleving in meetinglocaties in erfgoed'

Op 8 december 2018 organiseerde Toerisme Vlaanderen een inspiratiesessie over beleving in meetinglocaties in erfgoedsites. Zo’n 40 meetinglocaties en congresbureaus kwamen in het Stripmuseum in Brussel luisteren naar hoe je beleving kan opwekken in je meetinglocatie.

Katelijn Quartier, directeur van Retail Design Lab van de UHasselt, toonde hoe je technieken om winkelbeleving te creëren kan toepassen om meetingbeleving vorm te geven.

Vier praktijkvoorbeelden maakten duidelijk hoe uiteenlopend je jouw meetingbeleving (in erfgoed) kan aanpakken. Cruciaal is vertrekken van de troeven en kenmerken van je locatie. Deze vier meetinglocaties kwamen hun kijk op beleving voorstellen:

De inspiratiesessie vormde ook het startschot van het begeleidingstraject ‘Beleving in meetinglocaties in erfgoed’. Nog tot 1 februari 2018 hebben meetinglocaties tijd om hun aanvraag in te sturen (zie procedure en timing)

Netwerking in brouwzaal