Meet in Flanders Academy

De Meet in Flanders Academy vormt het hoofdplatform van de community van stakeholders van de hub Congresses & Events van Toerisme Vlaanderen, dat als doelstelling heeft het bevorderen van de professionalisering van de Vlaamse meeting- en eventsector. Tijdens de (hybride) bijeenkomsten wordt de doelgroep geïnformeerd en gesensibiliseerd door steeds de projecten binnen de verhaallijnen onder de overkoepelende positionering ‘Create tomorrow’s heritage’, alsook de projecten van Event Flanders in de inhoud op te nemen. Daarnaast stimuleert de Meet in Flanders Academy co-creatie door het faciliteren van kennisdelen en te netwerken met peers uit de sector, tegen de achtergrond van één van de Flanders Special Meeting Venues die Vlaanderen rijk is.

Voor wie?

Iedereen die werkzaam is bij meeting- en eventlocaties, congreshotels, PCO’s, eventbureaus en congresbureaus in Vlaanderen en Brussel.

Wil je graag op de hoogte blijven van volgende Meet in Flanders Academy's? Stuur een mail met je contactgegevens naar mailbox@meetinflanders.com. We nemen je op in de verzendlijst.

 

Hieronder vind je alle informatie omtrent de vorige en toekomstige evenementen van Meet in Flanders Academy.

 

Meet in Flanders Academy #7

Op vrijdag 11 juni organiseerde Toerisme Vlaanderen de zevende editie van de Meet in Flanders Academy. Die vond plaats in C-Mine, gelegen in het mooie Limburg (Genk), maar ook online via het platform Hybr. Moderator van dienst was radiopresentatrice en televisieproducer Sofie Engelen.

Bekijk hier het Welkomstwoord en de plenaire sessies
Bekijk hier het slotwoord en de samenvatting van de break-outsessies

Programma

9.30 uur: Ontvangst en mogelijkheid tot netwerken voor live en online deelnemers

10.00 uurWelkomstwoord door Peter De Wilde, administrateur-generaal van Toerisme Vlaanderen, gevolgd door de plenaire sessie met de volgende topics:

  • Op weg naar ontmoeting
    Panelgesprek met Stijn Snaet van EventConfederation ("Wat betekent het zomerplan voor de heropstart van de meeting- en eventsector?"), Bert Blocken van KULeuven ("Hoe pak je de ventilatie het beste aan?") en Peter Decuypere van EventFlanders ("Wat zijn de aanpassingen aan het CERM & CIRM 2021?").
  • Op weg naar een florerend event
    Interview met Bart Roman, organisator van WeCanDance.
  • Op weg naar een toekomstbestendige event- en congresvisie 2.0
    Presentatie door Louise Derre en Evelyne Bardyn van Toerisme Vlaanderen met toelichting van resultaten meetingonderzoek en vernieuwde congres- en eventaanpak.


11.00 uur: Koffiepauze voor live deelnemers – pauze voor online deelnemers tot 12.30 uur

11.30 uur: Break-out sessies voor live deelnemers
Er waren 3 interactieve break-out sessies. Ontdek ze hier. Deze sessies werden niet opgenomen maar de conclusie kan je horen in het slotwoord.

12.20 uur: Lunch voor live deelnemers

12.30 uur: Break-out sessies voor online deelnemers

Er waren 3 interactieve break-out sessies. Ontdek ze hier. Deze sessies werden niet opgenomen maar de conclusie kan je horen in het slotwoord.

13.15 uur: Terugkoppeling break-out sessies en slotwoord

13.30 uur: Einde

 

Break-out sessies

Er waren drie break-out sessies, zowel voor wie live als online deelnam.

  1. Digitale transformatie voor venues
    De internationale meeting- en eventsector zal (post-covid) heel competitief zijn. Digitale transformatie betreft mogelijk de customer journey, het event zelf (hybrid/digital) maar ook de interne functionering, de marketing, etc. Waar zijn jullie mee bezig (of nog niet)? Hoe ziet een ideaal scenario er voor jullie uit? Hoe kan digitale transformatie daar mogelijk een rol in spelen? En waar kan Vlaanderen jullie hierin ondersteunen?
  2. De digitale twin van congres- en eventbestemming Vlaanderen
    Congressen en events zullen vanaf nu hybride zijn: 'live met een digitaal component'. Om de beleving van de virtuele deelnemers te optimaliseren, willen we alle activiteiten van een congres/event ook digitaal aanbieden (niet enkel plenaire sessies en breakouts). Hoe kan jij als aanbieder bijdragen tot een optimale beleving van Vlaanderen; dat de bestemming en de locatie goed 'in beeld' komen voor de virtuele deelnemer?
  3. Congressen en evenementen als katalysator voor positieve impact
    Het organiseren van een congres vraagt tijd, geld en human capital. Hoe zorg je ervoor dat een congres meer dan een economische impact heeft? Hoe ga je dat stapje verder en kun je een positieve impact genereren samen met al de partners?  Wat is precies positieve impact? Hoe ga je dit plannen en welke stakeholders nodig je uit rond de tafel. Hoe kun jij vanuit jouw domein en functie je steentje bijdragen om een verschil te maken op lange termijn?

 

 

 

--  Terug naar boven -- 

 

Meet in Flanders Academy #6

Wegens de coronacrisis werd deze editie opgenomen in het Kursaal in Oostende en konden de deelnemers via een virtueel platform alle sessies volgen. Sonja Opreij van Toerisme Vlaanderen Congresbureau gaf een terugblik op wat in 2020 werd ondernomen om de meeting- en congresindustrie in Vlaanderen overeind te houden:

Voor al deze inspanningen om internationale congressen veilig te laten verlopen in coronatijden kende de International Congress and Convention Association (ICCA) aan Toerisme Vlaanderen de ICCA Best Marketing Award toe. Bekijk de video waarmee Toerisme Vlaanderen zich daarvoor kandidaat stelde via het filmpje van de presentatie van Sonja Opreij hieronder. 

Maar, wat na 2020? 

De deelnemers werden meegenomen in de ‘waves’ van 2021. Waves zijn letterlijk ‘communicatiegolven’ waarin Toerisme Vlaanderen de bestemming Vlaanderen als innovatieve congresbestemming op de kaart wenst te zetten.   

 

waves 2021

 

Heb je een uniek project of een suggestie? Dan neemt Toerisme Vlaanderen dit graag samen met jou op!
Ook als jouw organisatie mee wilt doen maar (nog) geen link ziet met de thema’s, kunnen we dit samen bekijken.
Mail hiervoor naar: mailbox@meetinflanders.com

 

 

Wil je meer horen over deze onderwerpen? Bekijk dan zeker (nog eens) de presentatie van Sonja Opreij met meer details over de ontwikkelde tools in 2020 en de plannen voor 2021. 

Na de terug- en vooruitblik vond er een interview met technologie-ondernemer Marc Mekki plaats, een Vlaming die vanuit Barcelona zijn bedrijf runt en zeer vaak key note speaker is op congressen rond digitale transformatie. Met het oog op de nieuwe wereld waarin we leven en het feit dat congressen voorlopig online zullen blijven om daarna in hybride vorm plaats te vinden, gaf hij de deelnemers concrete handvaten hoe aan de slag te gaan met digitale transformatie binnen hun organisatie.

Na het interview vonden er in de verschillende virtuele zalen workshops plaats, waarin werd besproken hoe eenieder aan de slag gaat binnen zijn/haar organisatie om de tips van Marc Mekki toe te passen.

Na afloop van de bijeenkomst was het mogelijk om nog na te praten aan virtuele ronde tafels. Hiervan werd nog veelvuldig gebruik gemaakt door de deelnemers. 

Bekijk hier de integrale opname van de 6e Meet in Flanders Academy. 
Misschien vind je er inspiratie of ideeën voor jouw volgende online meeting of event

--  Terug naar boven --  

Meet in Flanders Academy #5

Wegens de coronacrisis vond deze editie volledig online plaats. 

Covid Event Risk Model 

Het Covid Event Risk Model helpt evenementorganisatoren en lokale besturen om het veiligheidsrisico van een evenement in kaart te brengen en te evalueren onder welke voorwaarden het evenement veilig kan doorgaan om besmetting te voorkomen. Het online en dynamisch model bevat onder meer een vragenlijst en gedragscode

Bekijk de online presentatie over het COVID Event Risk Model: 

Pas het COVID Event Risk model toe via https://www.covideventriskmodel.be/


Leidraad coronapreventie in meetinglocaties

De Leidraad coronapreventie in meetinglocaties informeert meetinglocaties in Vlaanderen over hoe ze meetings en events veilig kunnen organiseren in tijden van corona. De gezondheid van alle mensen die daarbij betrokken en/of op aanwezig zijn, staat centraal. De leidraad vertrekt van de officiële richtlijnen, aangevuld met bijkomende maatregelen, aandachtpunten en tips. Achteraan vind je een handige checklist die toont in welke mate jouw locatie aan de veiligheidsvoorschriften voldoet.

Bekijk de online presentatie over de Leidraad Coronapreventie in meetinglocaties:

 
 

--  Terug naar boven -- 


Meet in Flanders Academy #4

De vierde Meet in Flanders Academy vond plaats op vrijdag 6 december 2019 in het Augustijnenklooster in Gent.

 

Your bidbook; a tailor-made answer to an association’s request for proposal

Kai Troll, president van ASSOCIATIONWORLD, leerde de deelnemers wat associaties van een bidbook verwachten. Wat is kenmerkend voor associaties en hun meetings? Hoe beslissen ze over de bestemming? Welke informatie hebben ze nodig? Wat zijn issues en trends in de associatiewereld? Hij toonde zo de verschillende factoren waar partners (congresbureau, logies, meetinglocatie, DMC’s, eventorganisatoren…) het best op letten als ze samen een bidbook opmaken. Nadien volgde een panelgesprek.

 

Sustainability in your bidbook

Sustainability Addict Mélanie Delaplanche toonde met voorbeelden aan dat duurzaamheid en innovatie hand in hand gaan en tot succesvolle businessmodellen kunnen leiden. De groeiende aandacht voor sustainability zal zich ook doorzetten in bidbooks. Ze gaf ook voorbeelden van hoe de meetingindustrie duurzamer kan werken. Marjan Nauwelaert van Toerisme Vlaanderen presenteerde de resultaten van Global Destination Sustainability Index waaraan Toerisme Vlaanderen en de steden Antwerpen, Brugge, Gent, Leuven en Mechelen voor het eerst hebben deelgenomen. 

 

Een goed bidbook is teamwork

Tijdens een workshop in de namiddag overlegden de deelnemers per regio over hoe je efficiënt kan samenwerken bij het opstellen van een bidbook. Daarna werkte elk groepje een voorstel uit voor de inhoud van een bidbook op basis van een recente 'request for proposal'. Ze konden daarbij ook gebruik maken van een model van inhoudstafel. Het is de voorbode van een uitgebreider instrument dat Toerisme Vlaanderen voorbereidt om de meetingindustrie te ondersteunen bij het opstellen van bidbooks. Lokale congresbureaus en andere partners zullen onderdelen uit dit ‘bouwpakket’ kunnen gebruiken en aanpassen bij het samenstellen van hun eigen bidbooks.

.

--  Terug naar boven -- 


Meet in Flanders Academy #3

De derde Meet in Flanders Academy vond plaats op 21 juni 2019 in Faculty Club in Leuven.

 

Leidraad en vorming 'Een geslaagde site visit'

Organisatoren vinden site visits doorslaggevend in de beslissing om een congres, meeting of evenement aan een locatie toe te kennen. Een site visit “can make or break a deal”. In opdracht van Toerisme Vlaanderen ontwikkelt Dominique Jansen (Words & Things) een brochure en een workshop van een dag om iedereen de kennis en inzichten te geven om van site visits een succes te maken. Een plenaire presentatie en enkele korte workshops gaven de deelnemers een voorproefje van de inhoud en de praktijkgerichte aanpak. Brochure en vorming worden op 16 september 2019 gelanceerd.


Effectief netwerken 

Rond de middag gaf Dimitri Verhoye (Smart A’Dvice) in een korte presentatie zijn visie op de essentie van netwerken en hoe je dat best aanpakt.


Reizen naar morgen

In de namiddag verkenden de deelnemers hedendaagse vragen en uitdagingen voor de meetingsector vanuit de invalshoek van transformerend toerisme en de florerende bestemming. Vincent Nys schetste de beleidscontext. Titus Ghyselinck (Good Planet) en Jean Van Damme (Tour & Taxis) zorgden voor inspiratie uit de praktijk. Els Meersschaert (Tussentijd) leidde de workshop in goede banen.

Interesse in het Toerisme van morgen? Neem deel aan de Summit Reizen naar Morgen van 12 en 13 september 2019 in Brugge, en geef mee vorm aan de toekomst van het toerisme. 

Heeft jouw venue of congreshotel nog geen Groene Sleutel? Stel je kandidaat en laat Good Planet je begeleiden. Meer info op www.goodplanet.be

Alle presentaties kan je op op de Slideshare omgeving van Toerisme Vlaanderen ontdekken. 

 

--  Terug naar boven -- 

Meet in Flanders Academy #2

De tweede Meet in Flanders Academy vond plaats op 14 december 2018 in het Provinciaal Hof te Brugge.

 

Plenair: Leidraad internationale basiskwaliteit in meetinglocaties 

Wil Vlaanderen uitgroeien tot een internationale topbestemming voor meetings en congressen. dan moeten we ons aanbod afstemmen op wat internationale associaties, congresorganisatoren en -deelnemers verwachten. Daarom hebben we samen met IDEA Consulting een kwaliteitsleidraad ontwikkeld; een zelfevaluatie-instrument waarmee je niet enkel de kwaliteit van de infrastructuur, maar ook de dienstverlening en het management van een locatie verder kan professionaliseren. Michelle Accardo van Idea Consult stelde de leidraad voor.

Bekijk hier de presentatie over de Leidraad internationale basiskwaliteit in meetinglocaties.

Bekijk hier de publicatie over de Leidraad internationale basiskwaliteit in meetinglocaties.

 

Vergaderen in werelderfgoed Brugge 

Sarah Cornand van Visit Bruges Convention Bureaugaf een inkijk in hoe Brugge MICE aanpakt in een erfgoed binnenstad, met aandacht voor verwachtingen op vlak van dienstverlening. Het nieuwe congrescentrum wordt een illustratie van state of the art meetinginfrastructuur. 

Bekijk hier de presentatie over Vergaderen in werelderfgoed Brugge.

 

De workshops

  • Workshop 1: Vlaanderen als foodbestemming in jouw meetingevent

Hoe werkt beleving als het over catering op een meetingevent gaat? Wat zijn de smaakmakers van de Vlaamse culinaire traditie? En hoe laat je de identiteit van Vlaanderen als foodbestemming doorsmaken in de culinaire beleving van je gasten? 

Bekijk hier de presentatie over foodbeleving en Vlaanderen als foodbestemming. 

  • Workshop 2: De positionering van Vlaanderen als congresbestemming

In een interactieve workshop zoek je samen met Toerisme Vlaanderen en communicatiebureau AIR naar hands-on toepassingen om de positionering van Vlaanderen als congresbestemming zo overtuigend mogelijk in de ‘customer journey’ te verwerken. Wat zijn de troeven van Vlaanderen als congresbestemming? Hoe kan erfgoed ons onderscheiden? En hoe kan je dankzij de kennis van de MICE-positionering van Vlaanderen je bijdrage leveren in het aantrekken van meer internationale congressen. 

  • Workshop 3: Begeleidingstraject ‘beleving in meetinglocaties in erfgoed’ in 2019

Zullen congresdeelnemers en -organisatoren zich een meeting herinneren omdat ze in jouw venue iets bijzonders hebben beleefd, geleerd, gezien, gevoeld, … ? Toerisme Vlaanderen stelt het begeleidingstraject voor dat meetinglocaties in erfgoed stimuleert en adviseert om dat te bereiken. Twee congresvenues getuigen over hun deelname aan het begeleidingstraject 2018. Het creatief bureau CityCubes informeert en inspireert over mogelijkheden om de (erfgoed)beleving in je venue te vergroten. 

Bekijk heer de presentatie over het begeleidingstraject en beleving in meetinglocaties.

 

--  Terug naar boven --  

Meet in Flanders Academy #1 

De eerste Meet in Flanders Academy vond plaats in Antwerpen op 22 juni 2018.

 

Toegankelijkheid en klantvriendelijk onthaal in de meetingindustrie 

Met de vuistregels van klantvriendelijk onthaal kom je al heel ver om deelnemers met een beperking succesvol te ontvangen op een meeting of congres. Kathleen Smolders en Caroline Delveaux van het Vlaams Toegankelijkheidsbureau INTER zetten de belangrijkste tips op een rij. De inleiding schetste kort het toegankelijkheidsbeleid van Toerisme Vlaanderen.

Bekijk hier de presentatie over Toegankelijkheid en klantvriendelijk onthaal in de meetingindustrie.

Toerisme Vlaanderen en INTER presenteerden ook een checklist voor meetingprofessionals om een toegankelijke meeting of congres te organiseren. Bekijk hier de checklist.

 

De perfecte pitch

Pieter Allaerts van Nice2Meet maakte duidelijk dat je tijdens een geslaagde pitch bovenal vertelt over waarom je doet wat je doet. Zeker als je pitcht met het oog op een toekomstige samenwerking met een potentiële klant. Dan primeert niet de deal die je wil afsluiten, maar de vertrouwensrelatie die je opbouwt om tot de organisatie van een meeting of congres te komen. 

 

Verleg je grenzen in de samenwerking met associaties

Marc Mestdagh, oprichter van de Belgian Society of Association Executives (BSAE), gaf inzicht in het kleurrijke landschap van Belgische en internationale associaties en in de specifieke werking van associaties. Op basis van 10 uitdagingen schetste hij hoe associaties aankijken tegen het organiseren van meetings en events en waar voor meetingprofessionals kansen liggen om succesvol samen te werken. Bekijk hier de presentatie over grenzen verleggen in de samenwerking met associaties.

Associatie-experte Gemmeke de Jongh vertelde met welke strategie Toerisme Vlaanderen, in samenwerking met de lokale congresbureaus, de juiste associaties warm maakt voor Vlaanderen als bestemming van een toekomstig congres. 

Bekijk hier de presentatie om over grenzen verleggen in de samenwerking met associaties.

 

--  Terug naar boven -- 

Nuttige informatie