Toerisme Vlaanderen Congresbureau

Toerisme Vlaanderen wil congressen van internationale associaties en bedrijven aantrekken naar Vlaanderen en Brussel. Het potentieel om van Vlaanderen een echte meeting- en congres- (MICE) bestemming te maken is zonder twijfel aanwezig en kwam in 2017 op kruissnelheid. Zakenreizigers waren in 2017 goed voor bijna één vierde van alle overnachtingen in Vlaanderen en Brussel. Door te investeren in infrastructuur, personeel, promotie en professionalisering bouwen we verder aan Vlaanderen als topbestemming voor zakentoeristen van over de hele wereld.

Om dit te bereiken breidde Toerisme Vlaanderen zijn congresbureau in 2017 uit met 3 associatie-experts.

MICE-infrastructuur in erfgoedlocaties

Via 2 subsidie-oproepen voor hefboomprojecten financierden 2 congreslocaties in 2017: het ICC in Gent en Thor Central in Genk.

  • Het ICC wil het huidige congrescentrum en de Floraliënhal verder uitbouwen en krijgt daarvoor 9,5 miljoen euro. Het project omvat een aantal – hoofdzakelijk infrastructurele – ingrepen om van het International Convention Center (ICC) een state-of-the-art congres- en meetinglocatie te maken.
  • Thor Central is een nieuwe congres- en meetinglocatie op de voormalige mijnsite van Waterschei te Genk. Toerisme Vlaanderen investeert 2,2 miljoen euro in dit project. Concreet gaat het om de uitbouw van een congres- en vergaderlocatie voor bijeenkomsten tot 300 personen.

Professionalisering van de Vlaamse meetingindustrie

Toerisme Vlaanderen zette in 2017 verder in op de professionalisering van de meetingindustrie in Vlaanderen en Brussel. Zo zetten we een nauwe samenwerking op met de lokale congresbureaus van de steden Antwerpen, Gent, Brugge en Leuven. Door middel van salestraining gericht op het bewerken van de associatiemarkt voor deze congresbureaus én voor de medewerkers van Toerisme Vlaanderen, konden we onze werking verder professionaliseren.

Ook verdiepten we in 2017 onze samenwerking met Flanders Investment en Trade (FIT). Tweemaandelijks stemden we in een gezamenlijk overleg af hoe we bepaalde markten via FIT konden bereiken, en bespraken we potentiële congressen.

Toerisme Vlaanderen sponsorde in 2017 de deelname van 6 medewerkers uit de private- en publieke MICE-sector aan de ECM Summer School. Deze zomercursus is onmisbaar voor iedereen die actief is in de meeting- en evenementensector.

Met het oog op de kwaliteitsverbetering en professionalisering van verschillende Vlaamse meetinglocaties bereidden we het traject ‘Flanders special meeting venues’ voor. Via dit traject zullen we meetinglocaties in erfgoed actief stimuleren en ondersteunen om een unieke (erfgoed)beleving te creëren. In december 2017 ging dit kwaliteitstraject van start met een inspiratiedag in het Stripmuseum in Brussel.

Aanvragen meeting planners

In 2017 ontving het congresbureau van Toerisme Vlaanderen 98 rechtstreekse aanvragen van agentschappen en corporate meeting planners uit onder meer Frankrijk, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Nederland. Eind 2017 hadden 48 organisatoren bevestigd dat ze hun evenement in Vlaanderen organiseerden of zullen organiseren. De geschatte macro-economische opbrengst van deze vergaderingen, congressen en evenementen bedroeg 2 121 480 euro.

Promotie van Vlaanderen als zakelijke bestemming

Familiarisation trips & educational tours

In 2017 organiseerde het congresbureau 6 ‘familiarisation trips’ (georganiseerde reizen om buitenlandse contacten Vlaanderen te laten ontdekken) voor in totaal 45 event- en meeting organisatoren uit Frankrijk, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Zij ontdekten de troeven van Vlaanderen als meeting- en congresbestemming.

We organiseerden ook 2 internationale 'educational tours' naar aanleiding van de opening van het Flanders Meeting & Convention Center in Antwerpen (FMCCA) op 19 april. Bij de grote opening waren 16 internationale meeting planners en 7 perscontacten uit Frankrijk, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten aanwezig. Op het ‘FMCCA Exclusive Event’ voor associaties nodigde Toerisme Vlaanderen 21 internationale associatiecontacten uit, afkomstig uit Frankrijk, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. Deze bezoeken leidden al tot een aantal leads, waaronder 3 concrete aanvragen. Zo zal de College of music Society, een associatie uit de Verenigde Staten, met 150 professionals naar Vlaanderen komen voor een congres waarbij de steden Gent, Antwerpen en Brugge worden gecombineerd.

Salesmissies

In 2017 organiseerden we 2 sales trips naar Duitsland, 1 sales ‘blitz’ naar Nederland en 2 trips naar het Verenigd Koninkrijk. Elke sales trip duurde 2 tot 3 dagen en telde 8 tot 12 afspraken. Aan de salesmissies namen gemiddeld 2 lokale partners deel. Gedurende heel 2017 brachten de MICE-vertegenwoordigers in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten gerichte sales bezoeken aan internationale meeting planners met een hoog potentieel voor Vlaanderen en Brussel. In 2017 kwam dit neer op gemiddeld 150 individuele salesafspraken per markt.

MICE-beurzen

Toerisme Vlaanderen nam in 2017 deel aan de 2 belangrijkste MICE-beurzen: IMEX in Frankfurt en IBTM World in Barcelona, samen met publieke en private partners. In totaal namen aan beide beurzen 18 partners deel. Meer dan 500 internationale meeting professionals bezochten onze beursstand tijdens deze beurzen. Toerisme Vlaanderen nam ook deel aan IMEX in de Verenigde Staten. Deze beurs lokt jaarlijks ongeveer 120 000 conferentie-, evenementen- en meeting experten naar Las Vegas.

Netwerkevenementen

In 2017 nam Toerisme Vlaanderen deel aan verschillende b2b-netwerkfora: M&I Europe Spring, M&I Europe Summer, M&I Europe Autumn, The Meeting Space Autumn en Tour de MICE. Deze events resulteerden in 195 persoonlijke afspraken met internationale meeting- en congresplanners uit onder meer Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Nederland.

Toerisme Vlaanderen organiseerde zelf 10 MICE-netwerkevenementen voor lokale partners. We nodigden hierop in totaal bijna 200 internationale meeting planners uit.

Op de koninklijke missie in India begin november 2017 gaf Toerisme Vlaanderen een bestemmingspresentatie voor een 60-tal meeting- en congresplanners en perscontacten. Alle troeven en expertisedomeinen van Vlaanderen als bestemming kwamen aan bod. Het event werd ook bijgewoond door verschillende politici, Vlaamse ondernemers en bestemmingspartners zoals Brussels Airport en Brussels Airlines, die na de presentatie druk netwerkten met de vele Indiase meeting planners. Het was een geslaagde kennismaking, waarbij we een zaadje hebben geplant voor onze associatiewerking bij deze vanuit congresoogpunt interessante doelgroep.

Communicatiekanalen

We verstuurden in 2017 maandelijks een nieuwsbrief naar meer dan 4 000 internationale meeting- en evenementenprofessionals. De nieuwsbrief kende telkens een openingsratio van ongeveer 20%. Het congresbureau van Toerisme Vlaanderen is sinds 2017 ook actief op LinkedIn en had eind december al meer dan 900 volgers. We waren ook zeer actief op Twitter. We overschreden de kaap van 950 volgers en stuurden meer dan 500 tweets de wereld in. Op Instagram steeg het aantal volgers van 200 naar meer dan 300.