Operating Office

De Operating Office zorgt ervoor dat alle collega’s van Toerisme Vlaanderen, zowel in binnen- als buitenland, in een aangename en dynamische werkcultuur en -omgeving aan de slag kunnen. 

Juridische zaken 

De juristen bij Toerisme Vlaanderen begeleiden de plaatsing van overheidsopdrachten en voeren hierbij steeds een interne controle uit. Daarnaast verlenen ze ook juridische ondersteuning en begeleiden ze de toepassing van de nieuwe wet- en regelgeving.  

Verder behandelt Toerisme Vlaanderen vragen over de Openbaarheid van Bestuur en de klachtenbehandeling voor het agentschap. In 2018 behandelden en registreerden we 17 klachten, waarvan 10 ontvankelijk en 6 (deels) gegrond. 

Logistiek 

Een goede werking staat of valt met goede accommodatie die helpt om gefocust en gezond te kunnen werken. In 2018 investeerden we in energiebesparende maatregelen en werkten we verder aan een groen mobiliteitsbeleid bij Toerisme Vlaanderen: we isoleerden verwarmingsleidingen, kochten e-bikes en bereidden de installatie van ventilatie met warmterecuperatie voor. 

Toerisme Vlaanderen wil zijn vastgoed als goede huisvader beheren. Daarom voerden we in 2018 extra conditiestaatmetingen uit op het toeristisch patrimonium in eigendom van Toerisme Vlaanderen. Zo zijn we zeker dat de waarde van ons vastgoed behouden blijft en kunnen we de kosten-batenverhouding optimaliseren. 

Verder maakten we het magazijnbeheer fors goedkoper en optimaliseerden we onze verzendingen. 

Human Resources 

Mooie resultaten behalen, gaat natuurlijk niet vanzelf. Je hebt er voldoende knappe koppen voor nodig. De Operating Office zorgde er in 2018 voor dat iedereen de kans kreeg om zich verder te ontplooien en zich goed in zijn vel te voelen. We zetten extra hard in op diversiteit en non-discriminatie

Vorming 

In 2018 organiseerden we collectieve opleidingen rond basiscomputervaardigheden, zodat alle collega’s vlot met Word, Excel, PowerPoint, SharePoint en OneNote kunnen werken. 

Om optimaal aan onze doelstellingen bij te dragen, volgden onze werknemers in 2018 een aantal externe opleidingen, zoals projectmanagement en leiderschapstraining. Daarnaast woonden ze congressen, trainingen en opleidingen bij met als doel hun vakinhoudelijke expertise verder te ontwikkelen. We boden ook zelf vormingen aan rond, onder andere, Skype en Engels. Tot slot investeerden we in teamcoachings en individuele coachings, waarin de werknemers leerden over, onder meer, leidinggeven en samenwerken. 

Welzijnsacties 

Ook in 2018 voerden we binnen Toerisme Vlaanderen verschillende welzijnsacties uit in het kader van het Jaaractieplan Preventie & Welzijn. Zo organiseerden we, samen met Better Minds at Work, 2 boeiende welzijnsworkshops. Onze collega's ontdekten hoe ze efficiënter en met meer energie kunnen werken via aandachtsmanagement. Ze kregen ook tips mee voor een gezond eetpatroon. 

In 2018 liepen 5 re-integratietrajecten. Met een re-integratie op maat zorgden we ervoor dat collega's die langdurig afwezig waren, opnieuw aan de slag konden.  

Daarnaast voerden we samen met de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming een risicoanalyse uit voor onze beeldschermwerkers. De analyse wees uit dat Toerisme Vlaanderen al heel wat gerealiseerd heeft: ergonomische werkplekken, een verbetering van het omgevingslawaai door akoestisch materiaal, concentratiewerkplekken en een helder beleid rond plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW). 

We stelden in 2018 ook een extra vertrouwenspersoon aan, vormden een gloednieuw brandpreventieteam en fristen de EHBO- en evacuatieprocedure op. 

Personeelsplan 

In 2018 hebben we het personeelsplan helemaal herwerkt. Het is nu ingedeeld volgens de functieclassificatie van de Vlaamse overheid. 

Budget en boekhouding 

Een goede werking staat of valt met een goede budgettering. Het is een ware kunst netjes te plannen en te ramen hoeveel budget er vereist is. Voldoen aan alle regels die hiermee gepaard gaan, is een even grote kunst. We werken nu al enkele jaren met een prestatiebegroting, waarbij er aan elke jaardoelstelling een budget gekoppeld is. Ieder jaar worden we hier beter in en krijgen we meer inzicht door onze rapportering te verfijnen. 

Mooie resultaten hebben vaak ook een mooi prijskaartje. Wist je dat we in 2018 maar liefst 13 706 financiële verrichtingen verwerkten? Wist je dat we eind 2018 meer dan 93% van de facturen van het hoofdkantoor tijdig betaalden? Wist je dat al meer dan een kwart van onze facturen op het hoofdkantoor e-facturen zijn? 

ICT 

Een goede werking staat of valt met de juiste middelen om vlot te kunnen werken. In 2018 werkten we de interne SharePoint-omgeving helemaal af en testten we een systeem van digitale archivering. Hierdoor zetten we een grote stap in de richting van een volledig digitaal kantoor en kunnen collega's overal aan hun bestanden. 

In 2018 investeerden we verder in de juiste hardware om optimaal te kunnen samenwerken. Hoe beter we kunnen samenwerken, hoe efficiënter de werking. Daarom investeerden we in apparatuur om een teleconference te houden. 

Diversiteit 

Meerdere personeelsleden behaalden intussen het opleidingsattest voor het eDiv-instrument van UNIA. Dankzij dit instrument kunnen we de anti-discriminatiewetgeving op een toegankelijke manier verkennen en toepassen. We voegden aan het vernieuwde arbeidsreglement een non-discriminatieclausule toe. 

In 2018 screende het agentschap Toegankelijk Vlaanderen (INTER) ons kantoor aan de Grasmarkt en gaf zij ons advies om de toegankelijkheid te verbeteren. We voerden heel wat maatregelen door, want we willen in 2019 het A-label voor toegankelijk kantoorgebouw behalen. 

Eind 2018 weerspiegelde de personeelssamenstelling in het hoofdkantoor al veel beter de diversiteit van onze samenleving. Enkel het streefcijfer voor personen met een migratieachtergrond blijft buiten bereik. De overige streefcijfers hebben we behaald! 

Corporate governance, interne controle en integriteit 

In 2018 investeerden we sterk in corporate governance, interne controle en integriteit. Zo zijn we zeker dat we ook in onze kantoren in het buitenland maximaal voldoen aan alle regelgevingen, bijvoorbeeld op het verleggen van de btw en in het uniformiseren van contracten voor nieuwe werknemers in het buitenland met respect voor de lokale regelgeving. We investeerden in een verbeterd risicomanagement. 

Daarnaast zetten we volop in op integer werken. Integer werken zien we als een dam tegen extra regels. Wie uit zichzelf een integere houding aanneemt, heeft minder controle nodig.