Reglement marketing acties

Toerisme Vlaanderen biedt de toeristische sector via een ruim aanbod aan marketing acties de mogelijkheid om jouw toeristisch aanbod of dienst (inter)nationaal te promoten bij inkopers van de (inter)nationale leisure- en meetingsindustrie.

Marketing acties

Volgende acties maken deel uit van ons aanbod:

  • Netwerkactiviteit

B2B-activiteit in binnen- of buitenland, georganiseerd door Toerisme Vlaanderen of een derde partij, waarbij vraag en aanbod elkaar informeel ontmoeten in een aangename thematische sfeer. Vaak met een cocktail, lunch of avondactiviteit.

  • Beurs

Activiteit in binnen- of buitenland, georganiseerd door een derde partij, waar Toerisme Vlaanderen een professioneel b2b-platform/beursstand ter beschikking stelt om rechtstreeks contact te leggen met nationale of internationale inkopers uit de leisure- en/of meetingsindustrie.

  • Sales call

Door Toerisme Vlaanderen georganiseerd bezoek op maat bij internationale inkopers uit de leisure- en/of meetingsindustrie voor een face-to-face verkoopgesprek. Toerisme Vlaanderen regelt alle afspraken en biedt logistieke steun.

  • Workshop/Roadshow

Een door Toerisme Vlaanderen of derde partij georganiseerde b2b-ontmoeting, vaak in het buitenland en binnen een bepaald thema of beleving, waarbij vooraf geselecteerde inkopers en aanbieders via face-to-face contacten met elkaar in contact worden gebracht. Vaak wordt hierbij gebruik gemaakt van een professioneel afsprakenforum. Een roadshow verbindt verschillende workshops aan elkaar.

Wie kan deelnemen aan onze marketing acties?

De deelnemer:

  • heeft een Belgisch ondernemingsnummer;
  • is gevestigd in Vlaanderen/Brussel; 
  • commercialiseert/promoot tijdens onze acties uitsluitend toeristische producten en/of diensten in en naar Vlaanderen/Brussel.

Hoe inschrijven en deelnemen aan onze marketing acties?

Er kan uitsluitend online worden ingeschreven via www.toerismevlaanderen.be/marketingacties binnen de gestelde inschrijvingstermijn. De online inschrijving is bindend voor de deelnemer (zie ook annuleringsvoorwaarden). 

Na inschrijving bevestigt of weigert Toerisme Vlaanderen schriftelijk de inschrijving. 

Een weigering kan onder meer: 

  • bij een laattijdige inschrijving;
  • als de deelnemer niet voldoet aan de eerdergenoemde deelnemingscriteria;
  • als de deelnemer bij eerdere deelname het reglement niet heeft gerespecteerd;
  • als het maximum aantal deelnemers aan een actie is bereikt (het maximum aantal deelnemers per actie staat vermeld bij iedere actie);
  • bij een wanverhouding tussen het aantal deelnemers en het aantal te verwachten bezoekers;
  • als product of dienst van de deelnemer niet overeenstemt met de opzet van de actie waarvoor de deelnemer zich inschrijft (de doelgroep wordt duidelijk aangegeven bij iedere actie);
  • bij wanbetaling naar aanleiding van een eerdere deelname.

Als basisprincipe geldt dat de organisator van de betreffende marketing actie 1 plaats per deelnemer accepteert per inschrijving. Toerisme Vlaanderen bepaalt eenzijdig het aantal deelnemers aan een actie.

Deelnameprijs en facturatie

De deelnameprijs wordt vastgesteld bij de samenstelling van de marketing acties. 

Ernstige kostprijsevoluties kunnen prijsaanpassingen met zich meebrengen. Een verhoging van de oorspronkelijke deelnameprijs met meer dan 10% geeft de deelnemer het recht de inschrijving kosteloos te annuleren. 

Na afloop van de actie verstuurt Toerisme Vlaanderen de factuur aan de deelnemer. Deze factuur moet uiterlijk op de vermelde betaaldatum vereffend zijn. 

Bij gebrek aan (tijdige) betaling behoudt Toerisme Vlaanderen zich het recht voor om het factuurbedrag (meer eventuele kosten en intresten) in te vorderen met tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder of via gerechtelijke weg. Bovendien wordt de deelnemer automatisch uitgesloten van deelname aan verdere acties, tot het verschuldigde bedrag vereffend werd.

Annulatie van de deelname

Bij een annulatie door Toerisme Vlaanderen:

Als Toerisme Vlaanderen de deelname aan een actie annuleert, bijvoorbeeld bij een ontoereikend aantal deelnemers of bezoekers of wegens overmacht. Dan wordt de deelnemer hiervan schriftelijk of per e-mail op de hoogte gebracht. In voorkomend geval zal Toerisme Vlaanderen binnen de 30 werkdagen eventueel reeds betaalde deelnemingsgelden aan de deelnemer terugbetalen.

Bij een annulatie door de deelnemer:

De deelnemer brengt Toerisme Vlaanderen schriftelijk of per e-mail op de hoogte.

  • Tot 2 maanden voor de aanvang van de marketing actie: de deelnemer moet 20% van de totale deelnameprijs betalen.
  • Vanaf 2 maanden voor de aanvang van de marketing actie : de deelnemer moet 100% van de totale deelnameprijs betalen.

Overige afspraken

  • Tenzij anders vermeld zorgt Toerisme Vlaanderen voor de algemene inrichting (bewegwijzering, branding, vermelding deelnemers) van de standruimte op de beurs, workshop of netwerkruimte. In dat geval mag de deelnemer de stand- en/of zaalinrichting niet wijzigen noch eigen decoratie aanbrengen.
  • Toerisme Vlaanderen bepaalt de plaats en toewijzing van tafels en/of balies aan de deelnemers. De deelnemers mogen hier geen wijzigingen aanbrengen.
  • Tijdens onze marketing acties verspreidt of commercialiseert de deelnemer uitsluitend toeristische producten en/of diensten in- en naar Vlaanderen/Brussel.
  • De deelnemer verspreidt of commercialiseert geen producten en/of diensten van derden.
  • De deelnemer is aanwezig op de stand, workshop of roadshow tijdens de vooraf bepaalde openingsuren en dagen van de actie. Bij het tijdelijk verlaten van de ruimte, meldt de deelnemer dit expliciet aan het personeel van de ontvangst- of infobalie.
  • De dress code op al onze marketing acties is ‘business smart’. 
  • Bij workshops en roadshows heeft alleen de ingeschreven deelnemer toegang tot de venue(s). Enkel deelnemers leggen en onderhouden commerciële en/of PR-contacten op onze acties.
  • De stand-, workshop-, roadshow- en netwerkfaciliteiten kunnen alleen gebruikt worden door ingeschreven deelnemers.
  • De mogelijkheid om bij een marketing actie documentatie (gratis) te laten verzenden door Toerisme Vlaanderen wordt vooraf meegedeeld. Per actie zal Toerisme Vlaanderen maximum 2 dozen per deelnemer verzenden (40X30X30 cm). De verzending van bijkomend materiaal (brochures en/of voorwerpen) kan worden doorgerekend aan de deelnemer.

Elke niet-naleving van deze afspraken kan uitsluiting van deelname aan toekomstige acties tot gevolg hebben, zelfs indien de deelname al bevestigd werd.

Persoonsgegevens

Toerisme Vlaanderen verwerkt de persoonsgegevens en gegevens van de deelnemer die in het inschrijvingsformulier worden ingevuld. Alle gegevens die tevens persoonsgegevens zijn verwerkt Toerisme Vlaanderen enkel en alleen in het kader van de inschrijving voor een specifieke marketing actie.

De deelnemer heeft verschillende rechten met betrekking tot de opgegeven persoonsgegevens. Toerisme Vlaanderen is zich hiervan bewust en wil de deelnemer graag bijstaan wanneer de deelnemer deze rechten wenst uit te oefenen. Hieronder vindt u een overzicht van de mogelijkheden.

De deelnemer kan inzage of/en correctie van de persoonsgegeven vragen die Toerisme Vlaanderen verwerkt. De deelnemer kan zich verzetten tegen deze verwerking of waar de wetgeving dit toestaat, een beperking van of zelf algehele wissing van persoonsgegevens vragen. Verder kan de deelnemer vragen dat de persoonsgegevens die Toerisme Vlaanderen verwerkt, overgedragen worden aan de deelnemer of een andere organisatie waar de wetgeving dit als dusdanig voorschrijft. Deze rechten kan de deelnemer uitoefenen door een e-mail te sturen naar michel.mues@toerismevlaanderen.be.

Als de deelnemer niet akkoord gaat met de wijze waarop Toerisme Vlaanderen zijn persoonsgegevens verwerkt, kan hij steeds een klacht indienen via de website van de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (de ‘privacycommissie’).

Aansprakelijkheid

Toerisme Vlaanderen is in elk geval niet aansprakelijk voor:

  • Om het even welke schade, direct of indirect, van de deelnemer of om het even welke derde, waaronder begrepen maar niet beperkt tot alle mogelijke schade, lichamelijke letsels, ongevallen, etc., die voortvloeit uit de kandidaatstelling of, bij selectie, uit de deelname van een deelnemer aan een marketing actie. Bovendien vrijwaart de deelnemer Toerisme Vlaanderen voor vorderingen van derden in dit verband.
  • Eventuele druk-, spel- of andere fouten alsook technische problemen of incidenten die de inschrijving van een deelnemer kunnen verstoren.
  • Een foutieve vermelding in publicaties van derden.
  • Het ontbreken van documentatie of voorwerpen van de deelnemer op de beurs, workshop of roadshow wanneer die bij levering niet voldeden aan de gestelde leveringsvoorwaarden of niet werden geleverd op de afgesproken plaats en tijdstip.
  • Het verlies of diefstal van documentatie of voorwerpen tijdens het transport naar een actie of op de stand, workshop of roadshow. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het verzekeren van materiaal tegen brand, diefstal, verlies of waterschade.

Slotbepalingen

Door zich in te schrijven voor een marketing actie, aanvaardt de deelnemer dit reglement volledig en onvoorwaardelijk. De bepalingen van dit reglement vormen een bindende overeenkomst tussen de deelnemer en Toerisme Vlaanderen. Dit reglement kan online geraadpleegd worden via de website van Toerisme Vlaanderen en kan desgewenst afgeprint worden.

Iedere deelnemer verleent verder zijn onvoorwaardelijk toestemming aan Toerisme Vlaanderen tot publicatie van zijn opgevraagde persoonsgegevens, alsook zijn identificatie als deelnemer aan de betreffende marketing actie.

Toerisme Vlaanderen behoudt te allen tijde het recht om naar eigen goeddunken en zonder voorafgaande of nadere kennisgeving de betrokken deelnemer zonder meer en onmiddellijk van deelname aan de betreffende marketing actie uit te sluiten, Bijvoorbeeld in geval van misbruiken, misleiding, bedrog, alsook ongepast, illegaal of immoreel gedrag, of indien de omstandigheden dit vereisen of niet aan dit reglement voldaan wordt.

Elke deelnemer is volledig zelf verantwoordelijk voor alle kosten verbonden aan zijn deelname. Toerisme Vlaanderen kan geenszins instaan voor kosten gemaakt door de deelnemer in het kader van de deelname aan een marketing actie.

Dit reglement en zijn bepalingen zijn onderworpen aan het Belgisch recht. De rechtbanken van Brussel (Nederlandstalige kamers) zijn als enige bevoegd voor alle geschillen die zich hieromtrent zouden kunnen voordoen.

 

Naar boven